Ein digitales Bauprojekt – Klingt eher nach einer Science-Fiction Vorstellung oder einem Computerspiel als nach der Realität! Mit dem Konzept der digitalen Baustelle kommen wir dem Ganzen mittlerweile aber doch schon ganz schön nah!
Den Fachkräften der Baubranche sollten die aktuellen Digitalisierungsmöglichkeiten einer Baustelle bereits geläufig sein. Um nun auch den Rest mit ins Boot zu holen, ist unser Begriff des Monats im Juni: Die digitale Baustelle! Ein Ort, an dem alle grundlegenden Prozesse digital und zum Teil auch automatisiert ablaufen sollen. Wie genau das funktionieren kann und von welchen Vorteilen die Unternehmen der Baubranche profitieren können, erfahren Sie in diesem Artikel.
Was ist die digitale Baustelle?
Die digitale Baustelle ist ein Lösungskonzept, das mit Hilfe einer zentralen Anwendung – in der Regel ein Enterprise-Content-Management-System (ECM) – dafür sorgt, dass alle (Geschäfts-)Prozesse eines Bauvorhabens digital und wie bereits erwähnt sogar zum Teil automatisiert ablaufen. Der Fokus liegt dabei auf der Erfassung, Verwaltung und Bereitstellung von elektronischen Dateien, Informationen und Dokumenten.
Unserer Erfahrung nach dreht sich die gesamte digitale Baustelle um eine zentrale Komponente: Die digitale Bauakte! Im ersten Moment etwas vermeintlich Unspektakuläres (eine herkömmliche Akte nur eben digital) – jedoch steckt da einiges mehr dahinter!
Was ist eine digitale Bauakte?
Im Folgenden gehen wir genauer auf die Funktionsweise einer Digitalen Bauakte ein. Wenn Sie mehr über digitale Akten im Allgemeinen erfahren möchten, lesen Sie gerne zuerst unseren Begriff des Monats: Digitale Akten durch.
In einer digitalen Bauakte werden – genau wie in Papierform – alle zu dem entsprechenden Bauvorhaben gehörigen Daten, Informationen und Dokumente aus verschiedenen Quellen zusammengeführt und berechtigten Personen zur Verfügung gestellt. Nur eben digital und nicht in einer Papierakte, die im vollgestopften Aktenschrank vollkommen untergeht, im Kofferraum des Autos umhergefahren oder eben mehrfach kopiert wird, sodass jede/r immer alle Unterlagen zur Hand hat. Schlussendlich alles Szenarien, die eine Papierakte erheblichen Sicherheitsrisiken aussetzen! Bei der digitalen Bauakte können beispielsweise BauleiterInnen während des Gesprächs mit den KundInnen gleichzeitig auf den Schriftverkehr mit den Lieferanten, sämtliche Baupläne und die Einsatzplanung der Fahrzeuge, Mitarbeitenden und Werkezuge zugreifen – sogar, ohne im Büro am Rechner zu sitzen.
Natürlich gibt es neben der digitalen Bauakte noch viele weitere Anwendungen und Tools (besonders auf die Kommunikation bezogen), die eine digitale Baustelle immer weiter optimieren. Als Grundbaustein ist der Einsatz einer digitalen Bauakte jedoch notwendig, denn nur weil der Schriftverkehr und die Terminabsprache über digitale Tools organisiert werden, heißt das noch lange nicht, dass die Baustelle auch wirklich digital ist.
Die Anwendungsbereiche auf der digitalen Baustelle
Im Folgenden haben wir eine Übersicht über alle Anwendungsbereiche der digitalen Baustelle, die über eine digitale Kommunikation hinausgehen:
Rechnungsverarbeitung
Die Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung ist der perfekte Einstieg in die digitale Baustelle, denn durch seinen immer wiederkehrenden Ablauf eignet sich dieser Prozess besonders gut. Hier werden eingehende Rechnungen erfasst, durchlaufen zum Großteil automatisiert die verschiedenen Stationen wie Rechnungsprüfung und Zahlungsfreigabe und können so schnell und einfach als erledigt abgestempelt werden. Und weil es auf dem Bau auch mal hektischer wird, ist es sogar möglich, Anmerkungen digital, aber trotzdem direkt auf der Rechnung, zu hinterlassen. So ist eine Beanstandung und Korrekturveranlassung einfacher und das Rechnungsdokument bleibt im Original von Kritzeleien verschont. Die Nachverfolgung der korrigierten Rechnung läuft dann selbstverständlich auch digital ab – natürlich mit entsprechenden Erinnerungsmöglichkeiten.
Gehen Rechnungen wiederum ohne Umwege direkt zur Zahlungsfreigabe, geschieht auch dieser Schritt aufgrund der automatisierten und damit festgelegten Reihenfolge der Arbeitsschritte vollkommen digital und somit viel schneller und reibungsloser. So muss sich niemand mehr Sorgen, um verlorene Skonti machen.
Bautagebuch
Die lückenlose Dokumentation des Baufortschritts ist auf der digitalen Baustelle orts-, zeit- und geräteunabhängig möglich. Je nach Anwendung ist es sogar egal, ob die Einträge online oder offline getätigt werden! Denn das System synchronisiert beim Wiederverbinden alle Daten automatisch. So können die Einträge auch aus dem tiefsten Keller getätigt werden!
Mängelmanagement
Auf einer digitalen Baustelle können Mängel nicht nur direkt über beliebige Endgeräte schriftlich erfasst und mit Fotos dokumentiert werden, sondern sie werden auch direkt an die Verwaltung weitergeleitet, sodass eine unverzügliche Bearbeitung möglich ist und eine schnelle Behebung des Mangels veranlasst werden kann. Selbst eine genaue Verortung des Mangels auf der Baustelle ist möglich, so dass KollegInnen, die sich dann mit der Mängelbeseitigung befassen müssen, genau wissen, wo sie an welcher Schraube drehen müssen 😉
Aufgabenverwaltung
Wer hat wann was zu tun? Diese Fragen stellen Sie sich mit einem ECM-System für die digitale Baustelle dann nicht mehr. In dem System selbst können direkt Aufgaben erstellt und den betroffenen Mitarbeitenden zugewiesen werden. Diese Aufgaben werden dann direkt mit den zugehörigen Daten, Dokumenten und Informationen verknüpft, sodass eine Bearbeitung schnell und einfach erfolgen kann.
Geräte- und Fuhrparkmanagement
Um zu jeder Zeit einen Überblick über den Einsatz von Geräten und Fahrzeugen haben zu können und so eine zuverlässige Planung mehrerer Bauvorhaben zu ermöglichen, läuft das Geräte- und Fuhrparkmanagement auf der digitalen Baustelle selbstverständlich ebenfalls vollkommen digital ab. So lassen sich die Ressourcen ganz einfach übersichtlich planen und zeitliche Vorgaben können besser eingehalten werden. Auch die entsprechenden Wartungs-, Prüf- und Ersatztermine der Geräte und des Fuhrparks können hier verwaltet, eingesehen und nachverfolgt werden. Praktische Erinnerungen stellen sicher, dass hier nichts mehr verpasst wird und keine LKW oder Bagger plötzlich ausfallen, weil die TÜV-Untersuchungen vergessen oder die Wartungstermine nicht eingehalten wurden.
Die Vorteile der digitalen Baustelle
In den oben genannten Anwendungsbereichen lassen sich schon einige Vorteile herauslesen. Um das Ganze noch ein bisschen übersichtlicher zu gestalten, haben wir im Folgenden alle relevanten Vorteile der digitalen Baustelle herausgeschrieben:
Die Arbeit wird umweltschonender!
Das Argument Nr. 1, wenn es um papierlose Arbeit geht? Der Umweltschutz! Auf der digitalen Baustelle wird der Papierverbrauch auf ein Minimum reduziert und das kommt natürlich unserer Natur zugute!
Aber auch das Reduzieren von Fehlplanungen und falschen Lieferungen durch eine transparente und nachvollziehbare Arbeitsweise schonen die Ressourcen zusätzlich enorm.
Das wichtigste Gut wird eingespart - Die Zeit!
Indem jede/r Beteiligte zu jeder Zeit einen transparenten und nachvollziehbaren Überblick über den Status sämtlicher Aufgaben, Dokumente und Prozesse hat, wird einiges an Zeit eingespart. Nachfragen, wer Dokument xy auf dem Schreibtisch liegen hat? Vergangenheit! Lange Diskussionen, wer Einsatzfahrzeug xy zuerst beantragt hat und es jetzt benutzen darf? Vergangenheit! Den langen Weg zum Einsatzort fahren, nur um dann festzustellen, dass ein benötigtes Dokument noch auf dem Schreibtisch im Büro liegt? Vergangenheit!
Transparent und zuverlässig - egal was kommt!
Um die oben genannte Zeitersparnis wirklich ermöglichen zu können, ist es notwendig, transparent, zuverlässig und nachvollziehbar zu arbeiten – vor allem wenn es um die Dokumentation der Arbeitsschritte geht. Ein ECM – wie es bei der digitalen Baustelle eingesetzt wird – vermerkt beispielsweise bei jedem Zugriff, jeder Änderung oder Löschung sowohl Zeitpunkt als auch NutzerIn.
Fehlerquellen werden identifiziert und eliminiert!
Durch die Automatisierung ganzer Prozesse kommt es seltener zu Fehlern (wie beispielsweise Flüchtigkeitsfehler, die bei menschlichem Eingreifen eben hin und wieder mal passieren 😉). Sollte es trotzdem mal zu einem Fehler kommen, kann die Quelle durch den transparenten und nachvollziehbaren Ablauf schnell identifiziert und mit entsprechenden Maßnahmen auch direkt eliminiert werden. Denn weil die meisten digitalen Lösungen wie ein ECM oder ergänzende Tools sehr flexibel einsetzbar sind, lassen sie sich ebenfalls einfach und schnell an sich verändernde Rahmenbedingungen und Optimierungsmaßnahmen anpassen.
Eine vielseitige Kostenreduzierung für das Unternehmen!
Die Beziehung zu den KundInnen verbessert sich Tag für Tag!
Indem Unternehmen von den bisher genannten Vorteilen profitieren, verbessert sich nicht nur die Qualität ihrer Arbeit und somit auch die der Produkte und Dienstleistungen, sondern auch die Beziehung zu den KundInnen!
Wer kann schon immer per Knopfdruck Auskunft über den aktuellen Status einer Mängelbeseitigung, den Zeitpunkt einer Lieferung oder allgemein den tagesaktuellen Baufortschritt geben? Genau, Unternehmen, die ihre Baustellen digital verwalten!
Selbst die LieferantInnen kommen in den Genuss und profitieren von der digitalen Baustelle – klare und deutliche Anmerkungen auf fehlerhaften Unterlagen sparen Zeit und Stress in der Abstimmung, frühzeitig gezahlte Rechnungen erfreuen das Konto und auch hier wird die Ressourcenplanung um einiges einfacher und somit auch kosteneffizienter.
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