Begriff des Monats: Digitaler Posteingang

Ein Ort, an dem die meisten Prozesse eines Unternehmens beginnen: Die Poststelle, das Sekretariat oder eben auch der Schreibtisch bei den brieföffnenden KollegInnen! Denn hier werden die grundlegenden Verwaltungsaufgaben innerhalb eines Unternehmens angestoßen. Dazu gehören unter anderem die Annahme eingehender Post (auch digital), die Vorbereitung der Dokumente zur weiteren Bearbeitung und die anschließende Bereitstellung an die entsprechenden KollegInnen.

Verbunden wird dieser Unternehmensbereich oftmals mit dem stereotypischen Bild aus Film und Fernsehen, bei dem Papierdokumente hin- und hergereicht werden, das Telefon durchgehend klingelt und nur wenige Menschen dieses Chaos wirklich beherrschen können. Wir als erfahrene Experten des papierlosen Büros können behaupten: Das können wir dank der Digitalisierung mittlerweile auch anders! Mit dem digitalen Posteingang zum Beispiel. Um was es sich dabei handelt und von welchen Vorteilen Unternehmen durch die Digitalisierung ihres Posteingangs profitieren, erklären wir in diesem Artikel.

Was ist der digitale Posteingang?

Weil es heutzutage für nahezu jeden Geschäftsprozess eine Lösung gibt, lässt sich selbstverständlich auch der Posteingang eines Unternehmens digitalisieren. Aber wie genau soll das funktionieren? Der zugrundeliegende Prozess ist ganz einfach:

Kommt die Post noch in Papierform im Unternehmen an, beginnt der Scanprozess. Hier werden eingehende Dokumente mit Hilfe eines Scanners digitalisiert und für das angebundene System (in der Regel Dokumentenmanagement- oder Enterprise-Content-Management-System) bereitgestellt.
Nun geht es ans Klassifizieren! Alle zuvor digitalisierten oder bereits digital eingetroffenen Dokumente werden ausgelesen und entsprechend vorgegebener Kriterien klassifiziert.
Anschließend werden die Inhalte automatisch mit Hilfe der Posteingangslösung verteilt. Spätestens hier sparen Sie Zeit und es kann kein Chaos entstehen, denn die im Voraus definierten EmpfängerInnen der Dokumente landen automatisch in deren Posteingängen.
Abhängig von der Art des Dokumentes kann es sein, dass es dann einen Workflow durchläuft.

Beispiel: Eine Rechnung durchläuft nach Digitalisierung und Klassifizierung den Workflow der Eingangsrechnungsverarbeitung. Hier wird sie geprüft, bei Bedarf beanstandet und anschließend zur Zahlung freigegeben.

5. Hat das Dokument alle notwendigen Arbeitsschritte durchlaufen, ist es beim letzten Schritt des digitalen Posteingangs angekommen: Der digitalen Archivierung. Hier wird das Dokument in einem zukunftsfähigen Dateiformat revisionssicher archiviert.

Welche Vorteile hat der digitale Posteingang?

Die Digitalisierung hat unzählige Vorteile – besonders wenn es um den Posteingang in einem Unternehmen geht. Denn hier bedeutet Digitalisierung meist auch Automatisierung. Im Folgenden nennen wir die wichtigsten Vorteile des digitalen Posteingangs. Indem alle Dokumente schon zu Beginn digital verarbeitet werden, gibt es keine Medienbrüche mehr innerhalb des Bearbeitungsprozesses. Das hat folgende Vorteile:

Die Sicherheitsrisiken werden auf ein Minimum reduziert (Beispiele: Verlust von Papierdokumenten, unkontrolliertes Drucken, versehentlicher Zugriff für unbefugte Personen)
Die Bearbeitung wird erheblich beschleunigt
Die Qualität der Arbeit kann so gleichbleibend alle Anforderungen und Standards erfüllen
Die Zufriedenheit der KundInnen und Mitarbeitenden steigt

In vielen Unternehmen gibt es heutzutage schon keine klassische Postannahmestelle mehr, sondern stattdessen werden die Aufgaben solch einer Abteilung auf die Mitarbeitenden anderer Verantwortungsbereiche aufgeteilt. Jedoch nicht, weil die Relevanz der Annahme, Vorbereitung und Bereitstellung eingehender Dokumente gesunken ist. Ganz im Gegenteil: Viel mehr, weil es durch Lösungen wie den digitalen Posteingang einfacher geworden ist, die Dokumente automatisiert in das System einzupflegen und mit nur einem Klick der entsprechenden Person zuzuweisen. Durch diese Automatisierung können sich die Betroffenen anderen Aufgaben widmen und so den Unternehmenserfolg auf ein neues Level heben. Auf welche Bereichen sich die Vorteile des papierlosen Büros noch auswirken? Damit haben wir uns in unserer Checkliste: Lohnt sich das papierlose Büro bei uns? beschäftigt

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