Begriff des Monats: Enterprise-Content-Management-System

ECM

In unseren Artikeln dreht sich alles um ein und dasselbe Thema: effiziente (papierlose) Arbeit. Was im Zuge dessen selbstverständlich auf keinen Fall fehlen darf sind digitale Lösungen. Wir hinterfragen deren Einsatz kritisch, zeigen die Vorteile auf und erklären ebenso technische Prozesse, die hinter einer hübschen Benutzeroberfläche stecken. Eine digitale Lösung, die wir dabei nahezu immer fokussieren: Das Enterprise-Content-Management-System – oder kurz: ECM. Ein System, das auch unsere Arbeit alltäglich begleitet und unterstützt.

Aber bis heute haben wir noch keine ausführliche Definition über das Akronym veröffentlicht. Genau das ändern wir endlich mit diesem Begriff des Monats!

ECM - Wofür stehen diese drei Buchstaben?

Wie bereits erwähnt steht die Abkürzung ECM für die Bezeichnung Enterprise-Content-Management-System. Während ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) auf die Verwaltung elektronischer Dokumente spezialisiert ist, geht das ECM einen Schritt weiter! Denn die Anwendung unterstützt Unternehmen nicht nur dabei, Dokumente und Informationen sicher zu verwalten und bereitzustellen, sondern optimiert und steuert sogar zusätzlich noch ganze Geschäftsprozesse.

Ein ECM ist also nicht nur die Single Source of Truth des Unternehmens, in der alle Informationen und Dokumente sicher abgelegt und anschließend den entsprechenden NutzerInnen unter vorher definierten Rahmenbedingungen (Zugriffsrechte, Aufbewahrungsfristen, etc.) bereitgestellt werden. Sondern es ist ebenfalls eine Anwendung, in der einzelne Arbeitsschritte oder gar gesamte Geschäftsprozesse abgebildet und automatisiert werden können – und das bei der passenden Lösung auch immer unter Einhaltung der Compliance-Anforderungen, die an das Unternehmen und seine Prozesse gestellt werden.

Die 5 wichtigsten Vorteile eines ECM

Vom Einsatz eines ECM können Unternehmen auf viele verschiedene Wege profitieren. Wir haben im Folgenden die fünf Vorteile herausgepickt, die in unseren Augen für alle Unternehmen am relevantesten sind. Neben diesen eher allgemein gehaltenen Vorteilen gibt es natürlich viele weitere und auch für ganz spezielle Anforderungen sehr individuelle Vorteile für Unternehmen. Sicher ist: Es gibt mehr Vorteile ein ECM zu nutzen und das „nicht nutzen“ ist ein wahrer Nachteil 😉

Zentraler Speicherort

Wie bereits oben erwähnt, dient ein ECM als Single Source of Truth. Das bedeutet, das alle Daten, Informationen und Dokumente an einem zentralen Speicherort abgelegt und bereitgestellt werden. So lassen sich zum einen Suchzeiten minimieren, weil alle zu jeder Zeit wissen, wo sie nach welchen Inhalten suchen müssen. Zum anderen wird so die Bildung von Informationssilos vermieden, was wiederum den Vorteil hat, dass die Arbeit transparenter, nachvollziehbarer und effizienter wird.

Orts- und zeitunabhängiger Zugriff

Durch die Möglichkeit, orts-, zeit- und geräteunabhängig auf das ECM zugreifen zu können, bleibt die Arbeit stets flexibel! Lange Kommunikationswege voller Risiken für die übermittelten Inhalte – wie Verlust, Beschädigung oder das Weiterleiten an die falsche Person – gehören mit einem ECM der Vergangenheit an. Besonders für Unternehmen, die unterschiedliche Standorte haben, ihren Mitarbeitenden Homeoffice und Remote Work ermöglichen oder deren Arbeit von Außeneinsätzen (z.B. auf der Baustelle oder bei den KundInnen vor Ort) geprägt ist, könnte dieser Nutzen ausschlaggebend sein.

Einhaltung der Compliance

Ein ECM unterstützt Unternehmen dabei, beim Durchlaufen ihrer Geschäftsprozesse alle Compliance-Richtlinien einzuhalten. Hier einige Beispiele:

  • Indem jedes Dokument mit individuellen Zugriffsrechten versehen wird, werden Daten vor dem Einblick und der Bearbeitung oder Löschung durch unautorisierte Personen geschützt. Es kann also jederzeit angepasst werden, wer welches Dokument, lesen, bearbeiten oder sogar löschen darf. Praktisch: Die Rechte können genauso schnell wieder entzogen, wie sie auch erteilt werden.
  • Durch das Einstellen von Fristen wie Aufbewahrungsfristen, Löschfristen und individuelle Abgabetermine, werden bearbeitende Personen rechtzeitig erinnert. So kann kein Termin mehr verpasst werden!
  • Durch die Audit- und Reporting-Funktion eines ECM ist es möglich, eine detaillierte und nachvollziehbare Versionierung der einzelnen Inhalte zu erstellen. So gestalten sich die Prozesse automatisch transparenter.
  • Aufgaben, die in regelmäßigen Abständen immer wieder anstehen, werden von einem ECM sogar automatisch verwaltet und ausgelöst. Wenn es mal wieder an der Zeit ist, werden beispielsweise Wartungen oder andere Vertragsverpflichtungen automatisch vom System angestoßen.

Etwas Gutes für die Umwelt

Ein ECM sorgt dafür, dass Unternehmen Prozesse, die ursprünglich auf Papierbergen und einem hohen Druckvolumen basieren, vollkommen papierlos abwickeln können. Das sorgt selbstverständlich dafür, dass der Papierverbrauch auf ein Minimum reduziert wird und auch etwaige Verschwendungen beim Verbrauch von sonstigen Druckutensilien entfallen.

Geldersparnis

Zu guter Letzt ein Vorteil, der alle bereits genannten gut zusammenfasst: Die Ersparnis von barem Geld! Jeder der oben genannten Punkte sorgt dafür, dass die Arbeit produktiver und effizienter wird. Es werden Ressourcen und Zeit eingespart und somit auch bares Geld!

Durch die digitale Archivierung mit Hilfe eines ECM werden beispielsweise die finanziellen Ressourcen, die bisher für Archivmiete und weiteres Inventar wie Regale, Ordner und Kisten verwendet wurden, eingespart und können so an anderer Stelle zum Unternehmenserfolg beitragen.

Viele verschiedene Anwendungsfälle

In der Regel wird ein Enterprise-Content-Management-System (ECM) unternehmensweit für Geschäftsprozesse (primär die Verwaltung von elektronischen Dokumenten) eingesetzt. Durch die Möglichkeit, Prozesse abzubilden, lassen sich aber auch spezifischere Anwendungsfälle abdecken.

Je nach Anbieter und Anwendung können folgende Anwendungsbereiche von einem ECM bedient werden:

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