GoBD – neben der DSGVO ein weiteres Akronym, das beim Einsatz von digitalen Lösungen am Arbeitsplatz definitiv nicht nur geläufig, sondern auch klar definiert und bekannt sein sollte. Um lange Recherchen und das Verstehen komplizierter Paragrafen zu umgehen, widmen wir unseren Begriff des Monats im Juli den GoBD.
Was steckt hinter den vier Buchstaben?
Das Akronym GoBD steht für die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – eine Verordnung, die am 14. November 2014 vom Bundesfinanzministerium (BMF) veröffentlicht wurde. Sie regeln die elektronische Verarbeitung steuerrelevanter Daten, Dokumente und Informationen in Deutschland und ermöglichen durch ihre Einhaltung eine reibungslose Betriebsprüfung durch beispielsweise das Finanzamt. Hierbei liegt der Fokus auf der Form der Verarbeitung und nicht auf Angaben wie der Aufbewahrungspflicht, denn diese wird wiederum durch die DSGVO abgedeckt.
Die Grundsätze der GoBD
Folgende sechs Grundsätze sind Teil der GoBD:
- Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit (§ 145 Absatz 1 AO; § 238 Absatz 1 HGB
Um die Nachvollziehbar- und Nachprüfbarkeit gewährleisten zu können, muss jede Buchung mit einem eindeutigen Beleg nachgewiesen werden. Aber auch die einzelnen Prozessschritte müssen in einer Anwenderdokumentation festgehalten werden. Diese müssen zu jeder Zeit in nachvollziehbarer Form vorliegen. Was bereits in den nächsten Grundsatz übergeht…
- Vollständigkeit (§146 Absatz 1 AO, § 239 Absatz 2 HGB)
…denn das A und O der Nachvollziehbarkeit ist die Vollständigkeit der ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen. Die besteht nur dann, wenn die Dokumentation lückenlos und nachvollziehbar ist. Ergo: Alle Belege müssen nachvollziehbar sein (Belegnummer, Datum, etc.) und zu jeder Zeit abrufbar sein.
- Richtigkeit (§146 Absatz 1 AO, § 239 Absatz 2 HGB)
Alles, was in der lückenlosen Dokumentation festgehalten wird, muss nicht nur gesetzeskonform sein, sondern auch den tatsächlichen Geschäftsabläufen entsprechen. Ist das nicht der Fall, ist der entsprechende Arbeitsschritt auch nicht GoBD-konform.
- Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen (§146 Absatz 1 AO, § 239 Absatz 2 HGB)
Die zeitgerechten Buchungen und Aufzeichnungen legen fest, dass die oben beschrieben Arbeitsschritte zeitnah erfolgen müssen. Eine unregelmäßige Erfassung von Belegen und Buchungen ist somit keine Option.
- Ordnung (§146 Absatz 1 AO, § 239 Absatz 2 HGB)
Der Grundsatz der Ordnung gibt die Rahmenbedingungen für die Erfassung und Archivierung der Inhalte vor. Es wird eine strukturierte Verwaltung aller Dokumente nach einem gesonderten Ordnungsprinzip verlangt. Dabei ist es wichtig, dass die Zuordnung der Unterlagen und Belege problemlos möglich sein sollte.
- Unveränderbarkeit (§146 Absatz 4 AO, § 239 Absatz 3 HGB)
Der Grundsatz der Unveränderbarkeit hält fest, dass alle erfassten Daten und Belege unveränderbar verwaltet werden müssen – zum Zeitpunkt der Erfassung, während der Verarbeitung und auch nach der gesetzeskonformen Archivierung.
Diese Grundsätze müssen im gesamten Zeitraum der gesetzlich festgelegten Aufbewahrungsfrist eines Dokuments eingehalten werden!
Das Ziel der GoBD
Die GoBD vereint die beiden Rechtsvorschriften GoBS (Grundsätze ordnungsgemäß der DV-gestützter Buchführungssysteme) und GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) und aktualisiert diese aus gegebenem Anlass direkt.
Sie gibt einheitliche Regelungen vor, sodass vor allem Verwaltungen entlastet werden, denn deren Geschäftsprozesse sind mit den oben genannten Grundsätzen klar definiert.
Für wen und was sind die GoBD verpflichtend?
Ganz einfach: Für jedes Unternehmen in Deutschland! Bedeutet, dass sich alle Unternehmen in ihren Geschäftsprozessen mit den sechs oben genannten Grundsätzen auseinandersetzen müssen. Also die Frage: Von welchen Inhalten, Daten und Dokumenten sprechen wir hier wiederum?
Da es in den Grundsätzen um die Verwaltung steuerrelevanter Inhalte geht, gehören zu den Daten, Informationen und Dokumenten, die zweifelsfrei GoBD-konform sein müssen unter anderem Jahresabschlüsse, Rechnungen, Kaufverträge und sonstige buchhaltungsrelevante Dokumente.
Wenn wir von Anwendungen und Systemen sprechen, sollte klar sein, dass alle Anwendungen, die die Finanzbuchhaltung im Unternehmen verwendet, GoBD-konform arbeiten müssen. Wird zusätzlich zur Finanzbuchhaltungssoftware also auch eine digitale Lösung für das Dokumentenmanagement wie beispielsweise ein Enterprise-Content-Management-System (ECM) verwendet, muss auch das auf seine GoBD-Konformität geprüft werden.
Good to know: Das Finanzamt ist für die Prüfung der GoBD-Konformität eines Unternehmens zuständig.
GoBD und digitales Dokumentenmanagement
Der Einsatz von digitalen Lösungen kann Unternehmen bei der Einhaltung aller Grundsätze der GoBD unterstützen. Im Folgenden haben wir uns angeschaut, wie beispielsweise ein ECM in jedem Grundsatz weiterhilft.
Bei einem ECM lassen sich…
- …alle Dokumente und die dazugehörigen Belege im Voraus scannen und demnach digital erfassen und unveränderbar ablegen.
- …die Belege mit Metadaten versehen und direkt mit anderen Dokumenten verknüpfen bzw in Bezug zu diesen setzen.
- …alle Zugriffe über die erteilten Zugriffsrechte und die transparente Dokumentation eines Versionsverlaufes nachvollziehbar dokumentieren.
- …die Dokumente in einem sicheren, unveränderbaren Dateiformat bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist archivieren.
- …Workflows definieren, sodass das Dokument einem klaren Ablauf folgt und alle Mitarbeitenden rechtzeitig informiert werden, wenn eine Aufgabe ansteht.
Lassen Sie sich inspirieren
In unserer Kategorie „Begriffe des Monats“ finden Sie weitere Inhalte wie diesen.