Begriff des Monats: Metadaten

Metadaten werden oft als die Informationsquelle für alle relevanten Eigenschaften einer Ressource wie z.B. eines Dokumentes, einer Datei oder auch eines Bildes angesehen und genau so ist es auch! Damit bilden sie eine essenzielle Grundlage für die strukturierte Verwaltung elektronischer Inhalte. Was im Detail alles Metadaten sind, welche Funktion sie haben und was diese Informationen mit der Verkürzung langer Suchprozesse zu tun haben, besprechen wir in diesem Begriff des Monats.

Was sind Metadaten?

Wie bereits erwähnt werden Metadaten als Quelle sämtlicher Informationen einer Ressource wie einer Datei oder auch eines Dokumentes/Bildes bezeichnet. Die Metadaten beinhalten alle relevanten Merkmale der Ressourcen und sorgen somit dafür, dass eine Kategorisierung strukturierter Daten ganz einfach möglich wird.

Als strukturierte Daten werden in der Informatik Daten bezeichnet, die der Speicherung und Organisation von anderen Daten dienen. Metadaten sind somit beschreibende Informationen, die dabei helfen Daten, Dokumente und Informationen strukturiert speichern und verwalten zu können.

Nun fallen einem mit Sicherheit einige Merkmale ein, die Bestandteil der Metadaten einer Datei sein könnten. Aber auch diese lassen sich in mehrere Kategorien einteilen. Wir verschaffen den Überblick! Grundlegend gibt es folgende drei Arten von Metadaten:

Deskriptive (beschreibende) Metadaten

Die deskriptiven oder auch beschreibenden Metadaten machen Dateien in einem digitalen Ablagesystem durch das Hinterlegen bestimmter Suchbegriffe auffindbar. Hierzu zählen unter anderem der Titel der Ressource, das Datum der Erstellung oder die Größe der Datei. So lassen wir uns beispielsweise alle Dateien nach der Größe sortieren, um die kleinste Datei schneller finden zu können oder suchen ganz einfach nach einem Schlagwort, das auf jeden Fall im Titel enthalten ist.

Strukturelle Metadaten

Sogenannte strukturelle Metadaten geben eine Auskunft darüber, wie sich die Datenressource, im Falle des digitalen Dokumentenmanagements das Dokument, zusammensetzt. Nehmen wir also an, es handelt sich um ein Textdokument, dann beschreiben die strukturellen Daten beispielsweise in welcher Reihenfolge sich die Seiten oder Kapitel des Dokuments zusammensetzen. Quasi ein umschreibendes Inhaltsverzeichnis für jede Datei.

Administrative Metadaten

Die administrativen Metadaten informieren in der Regel über die Historie einer Datei. Hier werden also folgende Fragen beantwortet:

Nach welchen Regeln wurde das Dokument erstellt?
Gibt es rechtliche Vorschriften, an die die Verwaltung des Dokuments ausgerichtet ist.
Wer hat Zugriff-, Bearbeitungs- und Löschrechte für das Dokument?
Wann wurde welche Änderung an der Datei vorgenommen?

Zusätzlich zu diesen drei Hauptarten von Metadaten gibt es weitere Unterkategorien. Ein bekanntes Beispiel: Die Herkunftsmetadaten. Diese geben Informationen über die Historie einer digitalen Ressource. Woher kommt sie wann wurde was in ihnen verändert, etc. Somit sind sie eine Unterkategorie der administrativen Metadaten.

Metadaten definieren nicht nur bis ins Kleinste, sie können auch bis ins Kleinste definiert werden. So lassen sich in der Regel immer mehr Unterkategorien finden. Auf welche davon der Fokus gesetzt wird, entscheidet jedes Unternehmen vollkommen individuell.

Good to know: Das Finanzamt ist für die Prüfung der GoBD-Konformität eines Unternehmens zuständig.

Die Rolle der Metadaten in Suchprozessen

Die Funktion von Metadaten ist also glasklar: Sie bilden den informativen Hintergrund einer Ressource, der dazu dient, sie in der Masse auffindbar und identifizierbar zu machen. Aber welche Rolle spielen Metadaten jetzt genau in Suchprozessen der digitalen Verwaltung von Daten, Informationen und Dokumenten? Ganz einfach: Mit der richtigen Pflege und konsequenten Verwendung von Metadaten in einer digitalen Ablagestruktur von Dokumenten muss sich niemand mehr fragen, in welchem Ordner die Datei zu finden ist oder wer die letzte Änderung an dem Dokument vorgenommen hat. Denn über die Metadaten ist alles durchsuchbar, spielend leicht auffindbar und nachvollziehbar.

Die Vorteile eines Systems, das eine metadatenbasierte Suche unterstützt, liegen damit auf der Hand – Wir haben Sie hier dennoch mal zusammengefasst:

Schnelle Suchprozesse

Sobald bekannt ist, was gesucht wird, ist der eigentliche Suchprozess quasi schon wieder abgeschlossen, denn die metadatenbasierte Suche funktioniert wie eine Suchmaschine. Im Suchfeld wird nach einem Keyword gesucht, das in den Metadaten des Dokumentes definitiv vorkommt (Häufig wird hier der Titel oder das Erstellungsdatum des Dokumentes verwendet). Danach erscheinen alle Dateien, deren Metadaten das gesuchte Schlagwort enthalten. Die Bedingung, dass der Prozess so simpel und schnell abläuft, ist selbstverständlich, dass die Metadaten aller Dateien richtig gepflegt sind. Und dies vorneweg: Ein gutes System, das metadatenbasiert sucht, ist so intelligent, dass es auch sinnvoll und automatisch die Metadaten bei der Ablage der Dateien und Dokumente vorschlägt.

Dateien werden in Kontext gesetzt

Metadaten können nicht nur beschreiben, sondern im passenden System (wie einem ECM) auch verschiedene Dateien miteinander in Beziehung setzen – so wird beispielsweise einem Angebot der passende Auftrag zugeordnet. Diese Funktion macht es möglich, die Historie eines Dokumentes schnell zu erfassen und zu verstehen. Lange Absprachen und der mühselige Versuch, alle zugehörigen Inhalte in weiteren Suchprozessen ausfindig zu machen gehören damit der Vergangenheit an.

Es gibt keine Duplikate mehr

Durch diesen intuitiven Suchvorgang werden alle Dateien schnell und einfach gefunden. So tendiert im Idealfall niemand mehr dazu voreilige Kopien des Dokumentes zu machen, nur um diese dann in einem weiteren Unterordner abzulegen. Solange nur eine Version eines Dokumentes an einem einheitlichen Speicherort abgelegt ist, wird das Risiko auf Sicherheitslecks und Chaos in den eigenen Ablagestrukturen gegen Null reduziert.

Die Rolle der Metadaten in Suchprozessen

Das, was hinter einem Dokument steckt, ist die einfache Optimierungslösung für viele komplexe und noch manuell ablaufende (Geschäfts-)Prozesse innerhalb eines Unternehmens. Zwar geben Metadaten alleinstehend bereits genaue Auskunft über die Merkmale einer Datei, in Kombination mit einem geeigneten System für das digitale Dokumentenmanagement ergeben sich noch mal mehr Vorteile! Ein abschließendes Beispiel: Manche Enterprise-Content-Management-Systeme (ECM) vergeben die Metadaten eines Dokumentes mit Hilfe einer Künstlichen Intelligenz vollkommen automatisiert. So können die NutzerInnen anschließend einfach per Klick die Übernahme der Metadaten bestätigen oder auch noch individuelle Anpassungen vornehmen – so wird enorm viel Arbeit und Zeit gespart und trotz allem ist die gewohnte Ablagestruktur im Unternehmen bzw. Systems eingehalten.

Klingt einfach? Ist es auch! Mehr Informationen zu einem ECM mit einer metadatenbasierten Suchfunktion gibt es hier: M-Files - Das KI-gestützte Dokumentenmanagementsystem (dmsfactory.com)

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