Wir haben es alle schon mal gehört, wenn nicht sogar gesagt:
- „Altbewährtes währt am längsten!“
- „Aber wir haben das schon immer so gemacht!“
- „Es funktioniert doch!“
- „Früher war alles besser!“
Bis dann die Personalakten falsch sortiert sind, im Bautagebuch wichtige Dokumente fehlen und die Umlaufmappe zwischen wichtigen Dokumenten und Klebezetteln auf dem eigenen Schreibtisch untergegangen ist. Sogar der Überblick über alle Zahlungsziele der Eingangsrechnungen ist auf einmal schwer zu behalten.
Wir merken schnell: Es funktioniert wohl doch nicht so gut wie noch vor ein paar Jahren und das hat auch einen guten Grund! Der digitale Wandel sorgt dafür, dass sich die Gesellschaft, der Arbeitsmarkt und damit auch die StakeholderInnen und KundInnen verändern – und das sehr schnelllebig. Anforderungen und Wünsche passen sich an Faktoren an, die weniger vorhersehbar sind, als es in der Vergangenheit der Fall war – und die Technik zieht mit! So gibt es mittlerweile für nahezu alle papiergebundenen Geschäftsprozesse eine digitale Alternative.
Wir schauen uns heute mal genauer an, wie solch eine Prozessdigitalisierung eigentlich funktioniert und welche Vorteile es für Unternehmen – egal ob groß oder klein – haben kann, in diesem Bereich am Ball zu bleiben.
Was ist Prozessdigitalisierung?
Wir hören das Wort Prozessdigitalisierung und können uns sofort vorstellen, was damit gemeint ist: die Digitalisierung von Prozessen. Aber so banal – und damit vielleicht schnell erledigt – ist die Sache nicht. Genauer hinschauen lohnt sich, denn Unternehmen können nur profitieren!
Genau genommen werden bei der Prozessdigitalisierung (Geschäfts-)Prozesse, die noch händisch ablaufen, mit Hilfe von Informationstechnik in eine digitale Umgebung übertragen. In der Regel ist die Vorgehensweise dabei immer ähnlich.:
Zu Beginn führt das Unternehmen eine Ist-Analyse durch. Indem im Rahmen dieser alle bestehenden Prozesse identifiziert und deren Digitalisierungsgrad bewertet werden, bekommt das Unternehmen einen Überblick darüber, welche Abläufe (noch) digitalisiert werden sollten, mit welchen Prozessen begonnen werden kann und welche Ressourcen dabei wie beansprucht werden.
Sobald alle Prozesse analysiert, bewertet und die Reihenfolge der Umstellungen festgelegt ist, kann es mit der eigentlichen Digitalisierung losgehen. Da die umzustellenden Prozesse je Unternehmen sehr individuell sind, kann auch die Umstellung von manuell auf digital von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich ablaufen. Folgende Faktoren haben darauf Einfluss:
- Die digitale Lösung: Wird der Prozess mit der Hilfe einer Digitalisierungsplattform oder der eines Enterprise-Content-Management-Systems (ECM) digitalisiert?
- Die zu migrierende Datenmenge: Sobald Prozesse daten- bzw. dokumentenbezogen sind, müssen diese ebenfalls digitalisiert werden. Die Menge der Inhalte, die in das neue digitale System migriert werden müssen, hat einen Einfluss darauf, wie viele Ressourcen die Migration in Anspruch nimmt, für welche Migrationsart sich Unternehmen entscheiden und ob bzw. wann es eine Downtime – also einen geplanten Systemstillstand, während dem alle benötigten Daten migriert werden können – geben wird.
- Im Zuge dessen sollten sich die EntscheidungsträgerInnen des Unternehmens entscheiden: Möchten sie die Prozessdigitalisierung allein mit internen Kapazitäten angehen oder holen sie sich dabei Unterstützung durch ein Dienstleistungsunternehmen?
Die Vorteile von digitalen Prozessen
Das Digitalisieren von Prozessen kann für Unternehmen viele Vorteile in unterschiedlichen Unternehmensbereichen bedeuten. Diese tragen dazu bei, dass der Unternehmenserfolg gesichert wird und meist sogar verbessert werden kann.
Grundlegend ist es immer sinnvoll, in regelmäßigen Abständen Prozesse – auch die, die scheinbar fehlerfrei laufen – zu hinterfragen. Das geschieht bei der Prozessdigitalisierung in der Regel beiläufig, denn bei der Umstellung wird der Ablauf in einzelne Teilschritte zerlegt, um diese dann detailliert digital abbilden zu können. Es bietet sich also an, dabei auch noch die Sinnhaftigkeit, die Zielsetzung und -erreichung sowie die Relevanz des Vorgangs zu hinterfragen.
Bei der darauffolgenden digitalen Arbeit haben Unternehmen und ihre Mitarbeitende dann folgende Vorteile:
Zeitersparnis
Alle Beteiligten behalten den Überblick über ihre Daten, Informationen und Dokumente, weshalb mühselige Suchprozesse erheblich verkürzt werden. Aber auch die interne Kommunikation wird durch die digitalen Abläufe beschleunigt. Indem alle schnell und einfach auf die benötigten Inhalte zugreifen und sogar gleichzeitig an ein und demselben Dokument arbeiten können, wird die Dauer von langen Absprachen zusätzlich verkürzt. Diese ersparte Zeit können die MitarbeiterInnen dann in wertschöpfendere Aufgaben investieren.
Reduzierung der Kosten
Die Materialien, die bei papiergebundenen Geschäftsprozessen benötigt werden wie Drucker, Papier, Archivmaterialien usw und ebenso Kosten wie Archivmiete und Ähnliches entfallen. Und nicht zu vergessen: Zeit ist Geld! Während jedem langen Suchvorgang fliegt wortwörtlich das Geld aus dem Fenster – das können Unternehmen mit der Prozessdigitalisierung vermeiden!
Erhöhte Transparenz
Die Digitalisierung von Prozessen erleichtert die genaue Dokumentation aller Zugriffe, Änderungen, etc. So kann jede/r alle Schritte nachvollziehen und es gibt kein Potenzial für Missverständnisse, Fehler und Chaos. Zu jeder Zeit ist alles nachvollziehbar dokumentiert – wichtig! Nicht nur in reglementierten Branchen, sondern in jedem einzelnen Geschäftsprozess.
Ausgeprägte Sicherheit
Dass alle – und damit vor allem auch die geschäftskritischen – Daten, Inhalte und Dokumente an verschiedenen Orten und in verschiedenen Formen (digital oder auf Papier) abgelegt werden, ist bei digitalen Prozessen nicht mehr der Fall. Das sorgt dafür, dass das Risiko von Sicherheitslücken minimiert wird. Zusätzlich kann durch die Vergabe von Zugriffsrechten bestimmt werden, wer wann auf welches Dokument zugreifen, es bearbeiten, archivieren oder sogar löschen darf. Aber auch im Falle von Bränden und anderen äußeren Faktoren, die die Sicherheit der Inhalte beeinträchtigen können, ist die digitale Variante eines Prozesses die sichere.
Unabhängiger Zugriff auf alle Inhalte
Alle Unternehmensinhalte sind nicht nur zentral und sicher abgelegt, sondern stehen auch für alle befugten Personen zu jeder Zeit von jedem Ort aus zur Verfügung. Der Zugriff wird über die oben genannten Zugriffsrechte gesteuert und ermöglicht den Mitarbeitenden die Qualitätssicherung ihrer Arbeit und das auch im Homeoffice, auf der Baustelle oder bei den KundInnen vor Ort.
Welche Prozesse lassen sich digitalisieren?
In der Regel lassen sich alle Geschäftsprozesse digitalisieren, denn mittlerweile gibt es für nahezu jeden Anwendungsfall eine passende digitale Lösung. Wichtig dabei ist allerdings, dass die Prozesse bereits vor der Digitalisierung (im oben genannten Schritt der „Ist-Analyse“) optimiert werden, denn was manuell nicht funktioniert, kann es auch digital nicht.
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