Begriff des Monats: Qualitätsmanagementsystem

QMS

Wir sagen immer: Fehler machen ist menschlich und auch wichtig, um aus der Erfahrung heraus Neues zu lernen. Trotzdem sind wir der Meinung, dass in manchen Prozessen einfach keine Fehler passieren dürfen – wir sprechen hier vor allem von Flüchtigkeitsfehlern und Missverständnissen, die aufgrund falscher Absprachen und dem mangelnden Zugriff auf Informationen entstehen. Mit einem digitalen Qualitätsmanagementsystem lassen sich genau solche Fehler ganz einfach vermeiden. Was das Ganze überhaupt ist und wie es funktioniert, schauen wir uns jetzt genauer an!

Was ist ein Qualitätsmanagementsystem?

Ein Qualitätsmanagementsystem (kurz: QMS) ist ein digitales System, das Unternehmen dabei unterstützt, ihre System-, Prozess- und Produktqualität zu prüfen und bei Bedarf anschließend zu verbessern. Hierbei werden nicht nur einzelne Dokumente, sondern sogar ganze Prozesse mit allen zugehörigen Regeln, Vorlagen und weiteren Inhalten im QMS abgebildet. In der Regel deckt das System unternehmensweit folgende Bereiche ab:

Erstellung und Verwaltung versionierter Dokumente

NutzerInnen werden bei der Erstellung neuer Dokumente durch freigegebene Vorlagen unterstützt. Zudem werden alle Änderungen an einem Dokument transparent und nachvollziehbar mit samt AutorIn und Zeitpunkt der Änderung dokumentiert. Werden die abgeänderten Dokumente abgespeichert, wird die aktuelle Version verfügbar gemacht, sodass auch in Zukunft jede/r automatisch auf den aktuellen und richtigen Stand zugreift. So kann es erst gar nicht passieren, dass veraltete oder gar falsche Dokumente zur Verfügung stehen.

Verwaltung und Dokumentation von Schulungen der Mitarbeitenden

Die meisten Qualitätsmanagementsysteme bieten eine sogenannte Schulungsverwaltung an. Mit dieser gibt das System einen genauen Überblick über alle Schulungsinhalte und den Bearbeitungsstatus der einzelnen TeilnehmerInnen. Für die einzelnen Schulungen werden Fristen festgelegt. Für deren Einhaltung sorgen rechtzeitige Benachrichtigungen bei den entsprechenden NutzerInnen. Nach dem Absolvieren einer Schulung wird das entsprechende Zertifikat automatisch erstellt und den zuvor definierten Personen zur Verfügung gestellt. Das System gibt der „übergeordneten“ Personen wiederum einen schnellen und einfachen Überblick über den Status sämtlicher zu schulender Personen – meist signalisiert sogar ein Ampelsystem, wo noch Handlungsbedarf besteht und wer die entsprechenden Schulungen bereits erfolgreich beendet hat.

Detailliertes und zuverlässiges Auditmanagement

Mit einem QMS sind ein Unternehmen und seine Mitarbeitenden zu jeder Zeit auf Audits vorbereitet, denn die detaillierten Audit Trails und Event-Logs sorgen für transparente und vor allem nachvollziehbare Prozesse, sodass alle immer den aktuellen Status eines Prozesses oder Dokuments einsehen können.

Risikomanagement

Durch die oben erwähnte Transparenz und Nachvollziehbarkeit eines jeden Prozesses und Dokuments, ist das Risikomanagement der Unternehmen, die ein QMS einsetzen automatisch abgedeckt. Denn sämtliche Risiken innerhalb der Prozesse können dank der detaillierten Prüfung schnell identifiziert werden, sodass anschließend eine geeignete Maßnahme geplant und umgesetzt und somit das Risiko minimiert oder gar eliminiert werden kann.

Good to know: Diese Maßnahmen nennen sich CAPAS (steht für: Corrective and Preventive Actions). Sie werden entwickelt und umgesetzt, um die Entstehung von Abweichungen bzw. Fehlern auch in Zukunft zu vermeiden.

Aufgaben- und Fristenmanagement

Mit der Hilfe eines Qualitätsmanagementsystems können Aufgaben vollautomatisch an die nächste Person in der Bearbeitungskette zugewiesen werden. Bei dieser Zuweisung ist es möglich, entsprechende Fristen anzugeben. Diese stellen sicher, dass die Aufgabe rechtzeitig erledigt wird und so die Qualität der Arbeit gesichert ist.

Prozessautomatisierung durch Workflows

Ein QMS bietet nicht nur die Möglichkeit, ganze Prozesse digital abzubilden. Es dient außerdem dazu, einen gesamten Ablauf mit Hilfe eines digitalen Workflows automatisiert ablaufen zu lassen. Es ist außerdem möglich, diese mit Hilfe eines Workflows automatisiert ablaufen zu lassen. Falls doch noch ein manuelles Eingreifen gewünscht ist, kann dies durch das Einstellen von Erinnerungen oder auch die Anforderung überprüfbarer Nachweise zur Aufgabenerledigung ermöglicht werden.

Ein Beispiel: Die Bearbeitung von Kundenbeschwerden. Der Kundin oder dem Kunden fällt ein Mangel am Produkt oder der Dienstleistung auf und reicht eine Beschwerde ein. Diese wird im QMS erfasst und danach per Knopfdruck an die bearbeitende Person weitergeleitet. Erfordert die Bearbeitung der Beschwerde die Erledigung weiterer Arbeitsschritte, können hier nun Aufgaben erstellt und Fristen festgelegt werden. Die Fehlerquelle wird identifiziert und behoben, sodass bei künftigen Audits geprüft werden kann, ob solch ein Mangel auch in Zukunft wirklich nicht mehr auftritt.

Kontrolliertes Drucken durch Wasserzeichen

Ein unkontrolliertes Drucken vertraulicher Dokumente ist mit Sicherheit in vielen Unternehmen eine große Sicherheitslücke. Mit einem QMS ist es möglich, diese Dokumente vor solchen Risiken zu schützen. Wie funktioniert das Ganze? Ganz einfach: Indem auf das Dokument ein Wasserzeichen gedruckt wird.

Welche Vorteile hat ein Qualitätsmanagementsystem?

Mit der Nutzung eines Qualitätsmanagementsystems, das all die oben genannten Funktionen umfasst, haben Unternehmen und ihre Mitarbeitenden einige Vorteile. Die wichtigsten haben wir im Folgenden zusammengefasst:

Fehler werden vermieden

Mit einem QMS ist es einfach, schnell auf eine neu identifizierte Fehlerquelle zu reagieren und die entsprechenden Maßnahmen (CAPAS) umzusetzen. Klare Regeln, Vorgaben und Vorlagen schützen Dokumente und Prozesse vor solchen Mängeln.

Alle Qualitätsstandards werden eingehalten

Die Unternehmen, die in einer streng regulierten Branche arbeiten und deshalb bei ihrer Arbeit verschiedene ISO-Normen einhalten müssen, unterstützt das QMS auch in diesen Belangen. Das beste Beispiel: Die ISO 9001, denn diese internationale Norm legt die Standards für Qualitätsmanagementsysteme fest. Ist das eigene System also diesbezüglich zertifiziert, müssen sich Unternehmen keine großen Gedanken mehr um die Einhaltung der vielen komplexen Richtlinien machen, denn das alles geschieht ganz automatisch mit der Nutzung des Systems.

Selbstverständlich können auch noch viele weitere Normen und gesetzliche Vorgaben mit einem QMS umgesetzt und berücksichtigt werden.

Prozesse werden transparenter und nachvollziehbarer

Um Prozesse und Dokumente detailliert prüfen zu können, ist es wichtig, jeden einzelnen Schritt nachvollziehen zu können. Das QMS gewährleistet dies und sorgt somit dafür, dass keine Missverständnisse oder andere Sicherheitsrisiken mehr entstehen.

Die Leistung wird besser und die Zufriedenheit der KundInnen steigt

Durch die bisher genannten Faktoren und Vorteile wird die Leistung des Unternehmens und seiner Mitarbeitenden gesteigert. Das wiederum hat zur Folge, dass die Zufriedenheit der KundInnen steigt und durchgehend gesichert ist. Denn wo keine Fehler passieren, da gibt es auch nichts mehr zu beanstanden.

All diese Faktoren tragen dazu bei, dass der Unternehmenserfolg und damit auch der Gewinn steigen. Aus diesem Grund findet ein QMS auch außerhalb streng regulierter Branchen Platz – und das vollkommen unabhängig von Branche und Unternehmensgröße.

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