Die Vorteile des papierlosen Büros

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Das papierlose Büro – den Begriff hat vermutlich mittlerweile jede/r schon einmal gehört und eigentlich ist er auch recht selbsterklärend, denn es geht dabei um nichts anderes als um das papierlose Arbeiten im Büro.

Weil der Trend in aller Munde ist und wir Ihnen auf dieser Webseite verschiedene Informationen und Tipps rund um die Thematik „papierlos arbeiten“ mit an die Hand geben, bieten wir Ihnen mit diesem Beitrag eine kompakte Übersicht über alle Vorteile des papierlosen Büros. Vielleicht treffen Sie ja doch mal auf eine Person, die Sie überzeugen möchten:

Ressourcen werden effizienter genutzt

Unternehmensressourcen, im Fokus vor allem personelle Ressourcen, werden viel effizienter eingesetzt. Denn durch die papierlose Arbeit und den Einsatz digitaler Lösungen werden monotone Aufgaben, die viel Zeit in Anspruch nehmen, verkürzt oder gar ganz übernommen. Lange Suchzeiten nach benötigten Dokumenten und Informationen und damit einhergehend vergeudete Arbeitszeit werden künftig vermieden. Die Arbeitszeit kann somit gewinnbringender eingesetzt werden.

Fehlerquellen und Schwachstellen werden einfacher identifiziert und eliminiert

Durch die Digitalisierung der Geschäftsprozesse (die mit dem papierlosen Büro einhergeht) können Fehlerquellen und Schwachstellen der Prozesse schneller identifiziert und eliminiert werden, denn mit dem „papierlos Werden“ sollte im ersten Schritt immer ein Hinterfragen und Skizzieren der bisherigen Abläufe einhergehen. Bestehende Abläufe lassen sich in dem Zug einfacher optimieren.

Denken Sie immer daran: Das papierlose Büro lebt von der stetigen Optimierung – so auch der Unternehmenserfolg.

Die Kostenreduzierung tut dem Konto gut

Mit papierlosen Arbeitsprozessen sparen Unternehmen auf lange Sicht einiges an Kosten ein. Seien es finanzielle Aufwände für die Archivierung – also die Miete für ein Archiv und die Beschaffung von Regalen, Ordnern und anderen Hilfsmitteln – oder die Druckkosten – darunter fallen alle Materialkosten für beispielsweise den Drucker, die Druckerpatronen und das Papier selbst.

Selbstverständlich werden auch bei der Wiederherstellung verlorengegangener Unterlagen sowohl die Beschaffungskosten für das Material als auch die Kosten für die Arbeitszeit vermieden, weil Sie alles sicher digital verwahrt haben und nichts einfach so verloren geht.

Außerdem regeln die meisten digitalen Systeme die Rechtskonformität und sorgen so dafür, dass jederzeit alle rechtlichen Regelungen eingehalten werden. Strafzahlungen bei beispielsweise einem Verstoß gegen die vorgegebenen Aufbewahrungsfristen werden vermieden, was ebenfalls Geld spart.

Die Umwelt dankt

Ganz offensichtlich: Je weniger Papier wir verbrauchen, umso schonender gehen wir mit unserer Umwelt um. Besonders in diesem Jahr (2022) bekommen wir die Papierknappheit schwer zu spüren. Bücher und Druckerpapier werden teurer und sind oftmals überhaupt nicht mehr lieferbar. Der Grund: unser hoher Papierverbrauch. Laut Angaben des Umweltbundesamts wurden in Deutschland im Jahr 2020 pro Kopf 219 kg – eine ganze Menge. Gut, dass alle, die auf das papierlose Büro setzen, dem entgegenwirken.

Viele werden sich nun denken: Alles digital heißt zwar weniger oder kein Papier, aber ich verbrauche doch Strom für die Geräte!? Ist es wirklich so gut für die Umwelt, wenn das Endgerät wie Rechner, Tablet oder Smartphone den ganzen Arbeitstag über Strom verbrauchen? Dann verlagere ich doch meine Umweltbelastung nur!

Aber wenn wir ehrlich sind, ändert sich am Stromverbrauch beim papierlosen Arbeiten in der Regel nichts im Vergleich zu vorher. Denn auch bei papierbasierten Arbeitsprozessen verbrauchen Sie Energie. Wie sollten wir auch ohne Strom die digitalen Dokumente ausdrucken oder wieder einscannen?

Die Zusammenarbeit wird einfacher, schneller und sicherer

Besonders bei der unternehmensinternen Zusammenarbeit machen sich die Vorteile des papierlosen Büros bemerkbar. Denn mit der richtigen digitalen Lösung lassen sich beispielsweise Dokumente zeitgleich und dezentral von unterschiedlichen Personen bearbeiten und Informationen in Form von schnell erstellten und versendeten Nachrichten übermitteln. Die Zusammenarbeit mit anderen wird also nicht nur schneller, sondern auch viel einfacher.

Die Sicherheit profitiert hier auch: per Berechtigungseinstellungen haben nur entsprechende Personen Zugriff auf bestimmte geteilte Dokumente und Informationen. Durch die digitale Bereitstellung und die Verteilung von Löschvorschriften können ebenso Dinge nicht einfach „verloren“ gehen.

Die Arbeitsatmosphäre verbessert sich

Beim papierlosen Büro muss niemand mehr das komplizierte Archivierungssystem für die Ablage befolgen oder stundenlang am Drucker herumwerkeln. Mühselige Aufgaben werden nur noch per Knopfdruck erledigt und nehmen zur Abwechslung nicht mehr viele Stunden in Anspruch. Wenn das nicht für Entspannung am Arbeitsplatz sorgt, was sonst?

Fazit

Besonders bei der Arbeit ist die Digitalisierung heutzutage präsent und wie wir sehen, hat sie dort mehr als einen Vorteil zu bieten. Das papierlose Büro sollte eigentlich längst kein Trend, sondern gelebte Realität sein.

Mit digitalen Lösungen und der passenden Hard- und Software kann jedes Unternehmen diesen Weg einschlagen und die oben genannten Vorteile zur Steigerung der Unternehmenseffizienz voll ausnutzen!

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