Eine Akte ist eine Zusammenstellung verschiedener Informationen zu einem übergeordneten Thema. In der klassischen Ausführung solch einer Akte in Papierform werden im Unternehmensumfeld Schriftstücke, die für die erfolgreiche Abwicklung von Geschäftsprozessen essenziell sind, in einem Ordner gesammelt. Für gewöhnlich werden diese Ordner in speziell dafür entwickelten Aktenschränken aufbewahrt und immer dann zur Hand genommen, wenn eine bestimmte Information benötigt oder ergänzt wird.
Neben der Papierform können Akten auch digital geführt werden. Eine digitale Akte orientiert sich an dem Vorbild einer klassischen Papierakte, weshalb sich die vorhandene Ablagestruktur 1:1 aus den Aktenschränken in die digitale Anwendung übertragen lässt.
Bei der Aktenablage – egal ob physisch oder digital – ist es wichtig, eine übergeordnete Struktur einzuhalten. Denn Informationen können nur dann gefunden werden, wenn sie sich an dem Ort befinden, wo auch nach ihnen gesucht wird.
Wie werden Informationen in die digitale Akte übertragen?
Im ersten Schritt werden Papierdokumente durch einen Scanner digitalisiert. Danach erfolgt die Übertragung aller digitalisierten Dokumente in die jeweilige digitale Akte. Bereits digitale Dokumente überspringen diesen Schritt und gelangen direkt in die digitale Akte. Während der Ablage werden die Dokumente in Kategorien eingeordnet und mit Schlagworten versehen, damit sie anschließend leichter gefunden werden. Dabei werden die Bearbeitenden, je nach verwendeter Anwendung, oft von einer künstlichen Intelligenz (KI) unterstützt.
Wo sind die Unterschiede zum „Original“?
Gleich aufgebaut, an den gleichen Stellen abgelegt – nur eben digital. Aber wo macht die Digitalisierung einen wirklichen Unterschied?
1. Beim Suchen
In vielen Unternehmen ist es noch die traurige Realität, dass eine benötigte Akte erst dann auftaucht, nachdem mehrere Aktenschränke durchwühlt wurden. Und selbst dann ist das Ziel noch nicht erreicht, denn die gewünschte Information versteckt sich immer noch auf einer der vielen Seiten innerhalb der Akte. Bei einer digitalen Akte sieht der Suchprozess anders aus: Wie bei einer Suchmaschine kann der / die Suchende einen Begriff eingeben und erhält direkt eine Auswahl relevanter Ergebnisse.
2. Die Verfügbarkeit
Das Arbeitskonzept Homeoffice war noch nie so verbreitet wie heutzutage. Deshalb ist es wichtig, dass Dokumente, die im Arbeitsalltag benötigt werden, zu jeder Zeit verfügbar sind. Durch den Einsatz von digitalen Akten befinden sich die wichtigen Dokumente in einer zentralen Anwendung, zugänglich für alle Berechtigten. Währenddessen steckt die Papierakte in einem der vielen Aktenschränke im weitentfernten Büro.
3. Beim Sichern aller Inhalte
Feuer, Wasser, unbefugtes Entwenden – das sind nur einige der Risiken, die die Sicherheit von Akten bedroht. Eine digitale Akte ist nicht den gleichen Risiken ausgesetzt wie eine Papierakte. Dafür gibt es bei ihr andere Gefahren, vor denen sie geschützt werden sollte. Dazu zählen Hackerangriffe, Datenverlust durch fehlende Back-ups oder ebenfalls unbefugtes Einsehen und Entwenden von Inhalten.
Um interne Unbefugte daran zu hindern, Inhalte von digitalen Akten einsehen, bearbeiten oder löschen zu können, ist es möglich, Zugangsrechte zu erteilen. Mit nur wenigen Klicks kann bestimmt werden, wer Zugriff auf welche Inhalte der Akte hat. Zusätzlich wird jeder Zugriff und jede Änderung dokumentiert und lässt sich somit ganz einfach nachverfolgen.
Dafür kann der digitalen Akte mit der richtigen Software keine Naturkatastrophe etwas anhaben. Denn ein Backup ist im besten Fall feuerfest!
4. Beim Prüfen der Vollständigkeit
Eine Papierakte zeigt der bearbeitenden Person nicht auf den ersten Blick, ob alle Dokumente vorhanden sind, oder vielleicht eins entnommen wurde. Die digitale Akte bietet einen direkten Überblick über alle Inhalte. Indem die verantwortliche Person Pflichtdokumente definiert, fällt sofort auf, wenn ein Dokument fehlt.
5. Beim Nachhaltigkeitsaspekt!
Das offensichtlichste Argument, das für die Nutzung von digitalen Akten spricht, ist das Schonen von Ressourcen. Bei allen Digitalisierungsmaßnahmen wird Papier gespart und das kommt nicht nur der Budgetplanung der Unternehmen zugute, sondern auch der Umwelt.
Welche Arten digitaler Akten gibt es?
Digitale Akten haben großes Potential und können sowohl branchenspezifisch als auch -unabhängig eingesetzt werden.
Beispiele für branchenspezifische Akten:
- Bauakte
- Patientenakte
- Kreditakte
- Blutspendeakte
- Immobilienakte
- Akte für Behörden
- Laborakte
- Versicherungsakte
- Vermessungsakte
Beispiele für branchenunabhängige Akten:
- Personalakte
- Bewerberakte
- Kundenakte
- Vertragsakte
- Projektakte
- Auftragsakte
- Produktakte
- Fertigungsakte
- Lieferantenakte
- KFZ-Akte
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