Begriff des Monats: Digitale Eingangsrechnungslösung

Eine digitale Eingangsrechnungslösung ist eine Anwendung, die eine vollkommen elektronische Abwicklung der Eingangsrechnungsverarbeitung ermöglicht. Unter den Prozess der Eingangsrechnungsverarbeitung fallen sämtliche Arbeiten, die mit der Bearbeitung von eingehenden Rechnungen in Verbindung gebracht werden. Vom Rechnungseingang, über die Bearbeitung und Prüfung der Rechnung bis hin zur Zahlung des Rechnungsbetrags – eine digitale Eingangsrechnungslösung ermöglicht die elektronische Bearbeitung diese Arbeitsschritte.

Da das Rechnungswesen Schnelligkeit und Präzision fordert, sind Optimierungsmöglichkeiten wie eine digitale Eingangsrechnungslösung heutzutage sehr gefragt. Hier ein Vergleich, wie der gesamte Prozess mit und ohne digitale Anwendung abläuft:

Ohne eine Eingangsrechnungslösung müssen alle Rechnungen manuell bearbeitet werden.

1. Alle eingehenden Rechnungen sind im Papierformat vorhanden. Dokumente, die per E-Mail zugestellt wurden, werden ausgedruckt.
2. Die Rechnungen werden in Mappen oder Ablagen gesammelt und an die Personen weitergegeben, die für die Bearbeitung zuständig sind. Meist ist das abhängig vom Rechnungsadressat oder der Abteilung.
3. Ist die Rechnung bei der verantwortlichen Person angekommen, werden die Informationen erfasst und geprüft. Die Daten werden mit Bestellinformationen, Lieferscheinen oder vorangegangenen Angeboten abgeglichen. Dafür muss die Person zuerst die entsprechenden zugehörigen Unterlagen suchen, die meist in Aktenordnern aufbewahrt werden. Gegebenenfalls werden weitere Personen hinzugezogen, die ebenfalls Prüfungen vornehmen müssen – nicht ungewöhnlich gerade in größeren Unternehmen, wo auch gegenseitige Prüfungen je nach Veranwortungsbereich, Sachlichkeit, Richtigkeit etc. erfolgen müssen.
4. Sind alle Daten korrekt, wird die Rechnung gestempelt, zur Zahlung freigegeben und muss zu der zahlungsberechtigten Person weitergegeben werden.
5. Die Zahlung erfolgt.

Bei der papierbasierten Verarbeitung eingehender Rechnungen besteht die Gefahr, dass Unterlagen auf den falschen Schreibtischen landen, bei den verantwortlichen Personen lange liegen bleiben (Papier ist geduldig!) oder im schlimmsten Fall eine Rechnung verloren geht.

Mit einer Eingangsrechnungslösung laufen die Prozesse automatisiert und digital ab.

1. Eingehende Rechnungen werden per Mail empfangen. Sollte eine Rechnung in Papierform ankommen, wird sie mit Hilfe eines Scanners digitalisiert.
2. Die Rechnung wird als solche klassifiziert und die relevanten Daten wie Rechnungssteller, -datum, -nummer und Zahlungsbetrag werden automatisch extrahiert. An diesem Punkt bedarf es je nach Anwendung und nach Sicherheitsgrad der erkannten Daten einer kurzen Kontrolle der Daten.
3. Danach erfolgt die Rechnungsprüfung. Die oben genannten Daten gelangen automatisch an die verantwortliche Person und werden von ihr mit vorangegangenen Angeboten, Bestellungen und Lieferscheinen abgeglichen. Sind alle Daten korrekt, erfolgt die Zahlungsfreigabe und die Rechnung wird automatisch an die für die Zahlung verantwortliche Person. Gibt es Unstimmigkeiten, werden sie sofort beanstandet, sodass die Bearbeitung unterbrochen wird. Sollten an diesem Prozessschritt mehrere Personen beteiligt sein, so werden dieses automatisch nacheinander entsprechend eingebunden.
4. Wenn die Rechnung alle vorherigen Schritte durchlaufen hat, muss sie nur noch bezahlt werden. Auch dieser Vorgang läuft automatisiert ab.

Wesentliche Vorteile der Eingangsrechnungslösung sind also:

Erhebliche Kostenersparnis

Sie reduzieren die Bearbeitungszeit und sparen zusätzlich Papier. Außerdem verpassen Sie nie wieder die Frist für Skonti der LieferantInnen, da Sie die Lösung für die automatisierte Eingangsrechnungsverarbeitung an die Erledigung der Aufgaben erinnert. All das sorgt für erhebliche Kostenersparnisse in Ihrem Unternehmen.

Transparenz zu jeder Zeit

Sie können alle aktuellen Daten zu Fälligkeiten, Bearbeitungsstatus und Zahlungen zu jeder Zeit einsehen. So können unter anderem Doppelüberweisungen aber auch das Verpassen von wichtigen Fristen vermieden werden.

Steigerung der Qualität

Da der gesamte Prozess zum Großteil automatisiert abläuft, ist das Einhalten sämtlicher gesetzlicher Anforderungen zur Archivierung garantiert, die Fehlerquote sinkt und die Dokumente bleiben nicht mehr versehentlich liegen oder gehen sogar verloren.

Unabhängigkeit vom Format

Der Prozess der Eingangsrechnungsverarbeitung bleibt immer gleich – egal ob die Rechnung in Papierform oder digital im Unternehmen eintrifft.

Weitere Informationen zur Eingangslösung gibt es hier: ⁣Automatisierte Rechnungsverarbeitung mit der DMSFACTORY