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Digitale Tools
Wann ist es zu viel des Guten?
Bei uns im Unternehmen heißt es immer: „Alles, was manuell nicht funktioniert, das funktioniert auch elektronisch nicht – nur schneller.“ Dasselbe gilt natürlich nicht nur für die Digitalisierung von Prozessen, sondern auch für die Nutzung von Tools zur Organisation der Arbeit, ob in Teams oder die der eigenen Aufgaben. Denn sowohl Management-Methoden wie Scrum, Kanban, Lean-Management, OKRs und Co. als auch die dazu passenden digitalen Tools verleiten uns häufig dazu, dass wir uns nicht mehr auf das Wesentliche konzentrieren: das Ergebnis der Arbeit. Die Masse an neuen Methoden, Informationen darüber und vorhandenen (häufig auch noch kostenfreien) Tools für die tägliche Arbeit sind eine Herausforderung für die Arbeit in der heutigen Zeit. Für jede Herausforderung gibt es eine passende Lösung. Oder für jede Lösung eine Herausforderung…? Das Ergebnis: wir kommen vor lauter Planen und Anwenden der Tools nicht mehr zum Machen. Wir blicken bei der schieren Masse an Möglichkeiten gar nicht mehr durch und haben dennoch das Gefühl, dass wir produktiv sind, weil wir ja die neuesten Tools nutzen und sie uns dabei helfen, besser zu werden.
Auch die interne Kommunikation leidet häufig unter den vielen verschiedenen Kommunikations-Tools, denn wir verlassen uns häufig darauf, dass alle informiert sind, wissen, was zu tun ist und wo sie Input finden. „Voller Stolz präsentieren viele Unternehmen ihre neue, transparente und digitale Kommunikationskultur“, schreibt Felix Kühn in seinem Beitrag „A fool with a (new) tool“
Dem Hype um die Veränderungen unserer Arbeit gegenüber stehen die Skeptischen, die lieber gar keine „neuen“ Methoden und Tools nutzen, weil diese doch nur der eigentlich immer gleichen Arbeit ein neues Etikett aufdrücken und sie sich sagen „bevor ich ständig was Neues probiere, arbeite ich lieber richtig“.
Doch was ist der richtige Weg? Wir meinen: Weder das eine noch das andere! Die Welt um uns herum ändert sich schneller als in den Jahrhunderten zuvor und damit auch die Anforderungen an unsere Arbeit. Ein Beispiel hierfür aus unserer Erfahrung ist die Vorgehensweise bei der Entwicklung von Software. Dort machte sich in den letzten Jahrzehnten bemerkbar, dass starre Projektmanagement-Methoden wie das Wasserfall-Modell in den meisten Projekten nicht mehr funktionieren. Die Anforderungen der Nutzenden ändern sich dynamisch, weshalb auch die Umsetzung der Software dynamisch werden musste. Sonst wäre das Ergebnis eine Anwendung, die schlussendlich nicht mehr die ursprünglichen Anforderungen abdeckt und letztendlich nicht oder nur widerwillig genutzt wird.
Wir können mittlerweile guten Gewissens sagen, dass digitale Tools für die Organisation der eigenen und auch der Arbeit im Team hilfreich sind. Die Digitalisierung brachte uns wunderbare Werkzeuge, die uns die Zusammenarbeit auch über verschiedene Standorte hinweg und sogar im Homeoffice ermöglichen und erleichtern. Doch das Angebot solcher Lösungen sollte nicht einfach nur im Unternehmen vorhanden sein, sondern sollte gezielt eingesetzt, genutzt und bei Bedarf dann auch erweitert werden (können). Ein Ziel muss her! Wir sollten uns fragen, ob das, was wir einführen oder ändern möchten – seien es Methoden oder neue Tools – uns das Ziel unserer eigenen Arbeit, des Teams oder des gesamten Unternehmens in kürzerer Zeit und mit weniger Aufwand erreichen lassen. In diesem Fall ist die Frage “Will it make the boat goes faster?” eine, die wir uns immer wieder stellen. Es gilt, unsere Arbeit mit sinnvollen Methoden zu strukturieren und uns gegenseitig mit Hilfe von Tools zu informieren, Prozesse zu definieren und Aufgaben zu planen, sodass unser Boot schneller ins Ziel kommt.
Organisationen, die kein klares Ziel verfolgen, keine Strategie besitzen und die die Arbeit unternehmensweit nicht sinnvoll organisieren, werden durch die Digitalisierung nicht viel verbessern. Denn von einem besseren Ergebnis sind sie meilenweit entfernt, wenn sie sich allein auf ein breiteres digitales Angebot verlassen, das lediglich aus mehr Möglichkeiten und noch mehr digitalen Tools besteht. Keine Methodik und auch kein Tool ist die Garantie für ein gutes Ergebnis.
Um den sinnvollen Umgang mit den Tools sicherzustellen, eignen sich klare Regelungen zur Einführung, eindeutige Ziele und regelmäßige Termine zur Überprüfung der Wirksamkeit der Tools. Und das unabhängig davon, ob diese bereits seit Jahren genutzt werden oder gerade neu implementiert wurden. So helfen Sie allen Beteiligten, sich auf die relevanten Themen zu konzentrieren, anstatt sich hinter den Methoden und Tools zu verstecken oder – noch schlimmer – nicht mehr durchzublicken, was jetzt wo festgehalten, geplant, kommuniziert und gemacht wird.
Ergebnis: Keine Frage, die vielen neuen Methoden und digitalen Tools sind wertvolle Helfer! Die Art des Arbeitens verändert sich, nicht zuletzt wegen und mit der Digitalisierung, die maßgeblich durch die heranwachsende Generation vorangetrieben wird. Ein Großteil derer, die heute berufstätig sind, sind bereits in der digitalen Welt aufgewachsen und können sich nicht mehr vorstellen, dass die Aufgaben auf Papierkärtchen auf dem Whiteboard im Büro verteilt und festgehalten werden. Dementsprechend müssen Unternehmen ihre Arbeitsweise überdenken, digitale Tools anschaffen und die Teams befähigen, diese Tools sinnvoll zu nutzen.
Wenn Sie wissen wollen, wie wir bei der DMSFACTORY mit neuen Tools und Trends im Arbeitsleben umgehen, dann schauen Sie sich doch mal unseren Artikel „Neue Arbeit ist kein Selbstzweck“ an, der im Original bei der Neue Narrative erschienen ist: Die DMSFACTORY bei „Neue Narrative“ auf dem Prüfstand