Die E-Mail-Archivierung ist die dauerhafte, unveränderliche und sichere Aufbewahrung elektronischer Nachrichten, sogenannter E-Mails. Sie erfolgt kontrolliert, systematisch und langfristig.
Eine E-Mail (Abkürzung des englischen Begriffs „electronic mail“ für „elektronische Post“) ist eine briefähnliche elektronische Nachricht, die meistens über das Internet übertragen wird. Sie ist ein asynchrones Kommunikationsmedium, mit dem sich in Sekundenschnelle Nachrichten in Textform mit elektronischen Anhängen weltweit versenden lassen. Dank dem schnellen Austausch von Informationen, Daten und Dateien hat sie Medien wie Briefe und Fax größtenteils abgelöst (Quelle: Bitkom). Somit stellen E-Mails und ihre Anhänge als Informationsträger häufig den einzigen Nachweis für die geschäftliche Kommunikation dar. In einigen Fällen gehören sie zu den steuerrelevanten Daten, für die besondere Aufbewahrungspflichten gelten.
Grundlage der E-Mail-Archivierung bilden unter anderem die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD), die Unternehmen vorschreiben, alle steuerrelevanten Daten lückenlos über die jeweils geltende Aufbewahrungsfrist hinweg in maschinell lesbarer Form revisionssicher zu archivieren (Quelle: DMSFACTORY). Revisionssicher bedeutet, dass die Dateien, in diesem Fall die relevanten E-Mails inklusive Anhänge, vollständig, manipulationssicher, jederzeit verfügbar und maschinell auswertbar sind.
Weitere gesetzliche Anforderungen an die E-Mail-Archivierung ergeben sich aus der Abgabenordnung (AO), dem Handelsgesetzbuch (HGB), dem Bundesdatenschutz- (BDSG) und dem Telekommunikationsgesetz (TKG). Laut § 238 Abs. 2 HGB muss jede Mail, die einem Handelsbrief entspricht, archiviert werden. § 257 HGB Abs. 4 definiert für diese eine Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren. § 147 AO besagt, dass alle E-Mails mit steuerrechtlichem Bezug einer Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren unterliegen. Sollten die Mails jedoch Rechnungen, Buchungsbelege, Jahresabschlüsse, Bilanzen, Lageberichte oder andere Organisationsunterlagen beinhalten, gilt sogar eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren.
Das bedeutet, dass sämtliche empfangene und verschickte E-Mails inklusive Anhänge, die geschäftlich relevant sind, geordnet gespeichert werden müssen. Geschäftlich relevant sind E-Mails:
- über die Geschäfte durchgeführt und abgeschlossen wurden (zum Beispiel Aufträge, Verträge, Rechnungen, Zahlungsbelege) und
- die Geschäfte aufgehoben oder aufgehoben haben (zum Beispiel Reklamationen, Korrespondenzen zwischen InteressentInnen und Vertrieb, Aufträge und Auftragsänderungen).
E-Mail-Programme wie Outlook können den gesetzlichen Ansprüchen jedoch nicht gerecht werden. Hilfe bietet eine Anwendung, die Ihr E-Mail-Programm mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) oder Enterprise-Content-Management-System (ECM) verbindet und so die automatische Archivierung direkt beim Eingang neuer Mails oder per drag and drop in entsprechende Archivierungs-Ordner ermöglicht. Die E-Mails werden anschließend verschlüsselt in einer nicht manipulierbaren Form abgelegt und somit revisionssicher verwahrt.
Doch nicht nur aus gesetzlicher Perspektive ist die sichere Archivierung von E-Mails sinnvoll, sondern auch aus Unternehmenssicht: für den langfristigen Zugriff auf die enthaltenen wichtigen Informationen, Sicherung und Schutz der Daten vor Verlust und Missbrauch. Also lohnt es sich definitiv, unternehmensweit für eine sichere Archivierung sämtlicher E-Mails zu sorgen.
Weitere Infos und Tipps zur sicheren E-Mail-Archivierung finden Sie hier: https://www.dmsfactory.com/so-gelingt-die-sichere-e-mail-archivierung/
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