Begriff des Monats: Informationssilo

Ein Silo ist ein großer Speicher für Schüttgut. Das wohl bekannteste Silo ist vermutlich das Getreidesilo, das man von Ausflügen auf´s Land kennt. Doch Silos gibt es nicht nur für physische Güter, sondern auch für Informationen und Daten in digitaler Form. Dann sprechen wir von einem Informationssilo oder auch einem Datensilo.

Daten und Informationen werden an einem in sich geschlossenen Ort gesammelt und für die weitere Nutzung bereitgestellt. Ungünstig wird die Situation dann, wenn diese in sich geschlossenen Speicherorte nur bestimmten Gruppen zugängig sind, obwohl auch andere diese nutzen müssten. Der Begriff Informationssilo beschreibt eben diesen ungewollten Zustand. Aufgrund von Informationssilos ist ein gemeinsames produktives Arbeiten nicht möglich, weil sich die Daten und Informationen in einem abgeschlossenen Silo befinden.

Beispiele für einzelne Aufbewahrungsorte/ Speicherorte (also Informationssilos) sind: E-Mail-Anwendungen, Netzwerkordner, File-Sharing-Anwendungen, Geschäftsanwendungen wie ECM-, ERP- oder CRM-Systeme und Kollaborations-Tools wie Teams.

Man kann grob sagen: Je größer ein Unternehmen ist, desto mehr Silos (können) entstehen.

Dabei werden Informationssilos meist nicht als Informationssilo entworfen, sondern entstehen quasi automatisch durch die fehlende Konnektivität verschiedener Anwendungen und Speicherorte untereinander, in denen die Informationen jeweils abgelegt werden. Wenn diese Anwendungen nicht miteinander kommunizieren, dann ist ein gemeinsames effizientes Arbeiten nicht oder nur zeitintensiv möglich, da es einen ständigen Wechseln zwischen den verschiedenen Anwendungen erfordert, und die Daten und Informationen kopiert und manuell zur Verfügung gestellt werden müssen.

Informationssilos führen zu Datenredundanz, denn meist werden Daten und Dokumente an mehreren Orten im Unternehmen benötigt. Um die Informationssilos zu überwinden, werden die Daten dann vervielfältigt und anschließend unabhängig voneinander gepflegt. Die anschließende Pflege dieser mehrfach gespeicherten Informationen bedeutet einen deutlichen Mehraufwand. So kommt es schnell dazu, dass die Daten an den verschiedenen Speicherorten nicht mehr deckungsgleich sind und der Überblick über die aktuelle Version verschwunden geht. Außerdem erschwert dieser Zustand die Suche, denn keiner weiß, wo er was suchen soll und ob er darauf überhaupt Zugriff hat.

Dem gegenüber stehen natürlich die gewollten Informationssilos – beispielsweise, wenn nur bestimmte Abteilungen oder Personen Zugriff auf bestimmte Informationen haben dürfen.

Um die Situation der ungewollten Informationssilos aufzulösen, braucht man ein zentrales System, das auf alle unternehmensweiten Informationen zugreifen kann. Hierbei hilft zum Beispiel der sogenannte Intelligent Metadata Layer (IML), wie M-Files ihn einsetzt.