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Anwendungserweiterungen
Fluch oder Segen für die Grundanwendung?
Egal ob das Spiel, das man aktuell ganz gerne spielt, das Bücherregal, in dem langsam der Platz knapp wird oder die neue Anwendung auf dem Arbeitsrechner, die tagtäglich zum Einsatz kommt – Erweiterungen gibt es in jeder Form und Farbe! Während bei einem Gesellschaftsspiel ein weiteres Kartenset hinzukommt und das Regal durch einen Aufsatz Stauraum für weitere Bücher bekommt, kann Software in der Regel pro Erweiterung eine weitere Funktion bzw. einen weiteren Anwendungsfall abdecken.
Die Rolle einer Erweiterung sollte klar sein: Sie ergänzt einen Grundbaustein (in unserem Fall die Software) um weitere Funktionen.
Klingt im ersten Moment ziemlich praktisch und auch irgendwie unspektakulär: Ein Baukastensystem, das sich nach Belieben verändern lässt. Aber solche Erweiterungen können auch ganz schnell Zweifel aufwerfen. Dann kommen Fragen auf wie „Ist ein System, das durch separate Erweiterungen ergänzt werden muss, überhaupt qualitativ hochwertig?“ Oder: „Verleiten die Möglichkeiten der Erweiterung nicht vielleicht sogar dazu, die Software zu überladen und einen digital Overload herauszufordern?“
Genau mit diesen Fragen beschäftigen wir uns in diesem ShortCut.
Anwendungserweiterungen am Beispiel ECM
Mit einem greifbaren Beispiel für Anwendungserweiterungen lassen sich die Vor- und Nachteile der Vorgehensweise á la Baukasten besser nachvollziehen. Hierfür schauen wir uns das Enterprise-Content-Management-System (ECM) und seine Funktionsweisen genauer an!
Kurzer Disclaimer vorab: Nicht jedes ECM ist gleich aufgebaut. Wir gehen für dieses Beispiel von den Möglichkeiten und der Funktionsweise des von uns vertriebenen Produktes M-Files aus. Weil dies aber eine produktlosgelöste Seite ist und auch bleiben soll, sprechen wir weiterhin nur von einem ECM und beleuchten dabei die sachlich vorhandenen Funktionalitäten, die dann auch ggf. auf andere Systeme übertragbar sind. Und wenn es doch interessiert, gibt es mehr Infos zu dem ECM M-Files hier: ECM M-Files Online
Ein ECM ist ein System, das der Erfassung, der sicheren Speicherung und der Bereitstellung von Daten, Informationen und Dokumenten im Arbeitsalltag dient. Es ist der zentrale Speicherort für sämtliche im Unternehmen vorhandene Dokumente und Informationen (Single Source of Truth). Das wichtigste Element eines ECM: Die Möglichkeit der Prozessautomatisierung! Durch definierte Workflows werden Prozesse angestoßen und automatisch abgewickelt. Und genau hier kommen die Erweiterungen zum Einsatz!
Nehmen wir als Beispiel den Prozess der Eingangsrechnungsverarbeitung
Die Eingangsrechnung trifft im Unternehmen ein – entweder schon von Beginn an digital oder eben nach dem Scannen der papierbasierten Version digital. Durch eine KI-unterstützte Dokumentenerfassung werden die Rechnungsdaten ausgelesen und in das System übernommen.
Bereits der vorher definierte Workflow (und damit der automatisierte Ablauf) kann als Erweiterung gesehen werden – aber es geht noch besser! Beispielsweise erleichtern optimierte Benutzeroberflächen das Bearbeiten von Metadaten und andere Erweiterungen ermöglichen die Erstellung von Buchungszeilen direkt im System. Das sind nur zwei konkrete Erweiterungen, die in diesem Bereich möglich wären.
Ist nun also ein Unternehmen an der digitalen Abbildung der Eingangsrechnungsverarbeitung interessiert, führt es das Grundsystem (hier das ECM) ein und richtet den entsprechenden Workflow (hier Eingangsrechnungsverarbeitung) ein. Um den Workflow dann individuell an die eigenen Arbeitsschritte und -gewohnheiten anpassen zu können, lassen sich detaillierte Erweiterungen wie die beiden Beispiele von oben und noch viele mehr in den Workflow integrieren. Mit dem Ziel, den gesamten Prozess einfacher und intuitiver zu gestalten.
Skepsis und Hindernisse
Bei den ganzen Optimierungsmöglichkeiten im positiven Sinne, gibt es aber auch eine Schattenseite der vielen Tools und Erweiterungen: Der digitale Overload! Aber was genau ist das überhaupt? Und welche Gefahren bringt er mit sich?
Der digitale Overload
Der sogenannte digital Overload ist eine digitale Reizüberflutung, die dafür sorgt, dass Menschen mit der bzw. durch die Nutzung von digitalen Medien und Anwendungen überfordert sind.
Für solch eine Reizüberflutung gibt es folgende Ursachen:
- Eine überdurchschnittlich hohe Datenflut: In einer riesigen Menge aus Daten, die Informationen zu finden, die akut gesucht werden, ist eine große Herausforderung, die durch die Nutzung des Internets heutzutage quasi für alle zum Alltag zählt. Ganz nach dem Motto: Wo genau finde ich jetzt die Info, die ich eigentlich suche? Ein digitaler Overload ist also gar nicht so unwahrscheinlich.
- Zu viele Kommunikations- und Informationswege: Gibt es zu viele Möglichkeiten, die relevanten Informationen zu finden oder die passenden Personen so schnell und effizient wie möglich zu erreichen, fällt eine Entscheidung schwer. Der effizienteste Weg, an die gesuchten Informationen zu kommen ist nicht eindeutig, was das Risiko der Überforderung in die Höhe treibt.
- Hohes Ablenkungspotenzial und erforderliche Multitaskingfähigkeiten: Durch die vielen Einflüsse (besonders bei der Nutzung mehrere Bildschirme gleichzeitig) ist es notwendig, multitaskingfähig zu sein. Ist das nicht der Fall, sorgen die vielen Reize, die parallel auf uns Einfluss nehmen für ein hohes Ablenkungsrisiko. Dadurch ist die Gefahr auf einen digitalen Overload sehr hoch.
Was hat das mit Anwendungserweiterungen zu tun?
Das, was solch einen digitalen Overload zusätzlich begünstigt, ist die sogenannte Bloatware. Unter diesen Begriff fällt Software, die so mit Funktionen, die AnwenderInnen nicht benötigen, überladen ist, dass sie unübersichtlich, langsam und eher hinderlich als hilfreich ist.
Ist eine Anwendung also mit zu vielen Funktionen, die überhaupt nicht benötigt werden, überladen, sorgt das zum einen für massive Überforderung (s. Digitaler Overload) aber auch auf technischer Ebene für Einbuße, weil Funktionen bereitgehalten werden, die letztendlich nicht genutzt werden. Wenn Unternehmen also ihre Grundanwendung mit unzähligen Erweiterungen bestücken, die sie im Arbeitsalltag überhaupt nicht brauchen – und das nur, um in der Zukunft immer auf alle Eventualitäten vorbereitet zu sein – überwiegen die oben genannten Nachteile des digitalen Overloads definitiv.
Mehr Informationen zur Thematik des digitalen Overloads haben wir in diesem Blogartikel zusammengefasst: Der digitale Overload - Vor lauter Tools kein Land in Sicht (Blogartikel der DMSFACTORY)
Unterstützung und Zukunftsfähigkeit
Das Gegenteil von Bloatware wird schlanke Software genannt. Darunter fallen also alle Anwendungen, deren grundlegende Funktionalität auf das notwendige Minimum begrenzt ist.
Wenn Unternehmen also darauf achten, Bloatware zu vermeiden und nur die grundlegende Software mit den Anwendungserweiterungen zu nutzen, die sie in ihrem Arbeitsalltag auch wirklich benötigen, bringen diese einige Vorteile mit sich!
Flexibilität und Skalierbarkeit
Lässt sich die grundlegende Funktionalität des Hauptsystems mit Hilfe der passenden Schnittstellen und Erweiterungen ausbauen, sorgt das für ein hohes Maß an Flexibilität und Skalierbarkeit. So kann die Anwendung individuell an die Bedürfnisse, Wünsche und den Arbeitsumfang des Unternehmens angepasst werden, ist gleichzeitig aber in der Basis schlank und agil. Die Möglichkeit, in Zukunft auf alle Eventualitäten vorbereitet zu sein, ist so eher gegeben als durch die Verwendung von Bloatware.
Übersichtlichkeit für eine schnelle und einfache Anwendung
Durch die Übersichtlichkeit der schlanken Software ist eine intuitive, schnelle und effiziente Handhabung kein Problem mehr. Die Einführung neuer Mitarbeitenden in das System wird vereinfacht und alle Prozesse, die durch das System begleitet oder unterstützt werden, werden automatisch mit optimiert. Das spart sowohl Zeit als auch bares Geld.
Fazit
Die Möglichkeit, bewusst und gezielt Erweiterungen zu nutzen, um die Grundfunktionalität des verwendeten Hauptsystems an die eigenen Anforderungen anzupassen, bringt viele Vorteile mit sich. Von diesen sollten Unternehmen definitiv profitieren und daher keine Hemmungen haben, ihr System flexibel an die eigenen Bedürfnisse anzupassen! Vielmehr geht es bereits im Voraus darum, das nahezu perfekte schlanke System auszuwählen, was grundlegend funktioniert und zum Ziel führt. Im nächsten Schritt die Erweiterungen an die Individualabläufe anzupassen, ist dann das i-Tüpfelchen und schützt davor, ein viel zu mächtiges und damit teures und unnötiges System mit Bloatgefahr zu verwenden.
Mit einer verantwortungsvollen und bedachten Auswahl an Erweiterungen kann so der perfekte Ablauf von Geschäftsprozessen im Unternehmen erzielt werden.
Achtung!
Nur weil das Hauptsystem durch Erweiterungen optimiert wird, bedeutet das nicht gleich, dass es alleinstehend unpassend oder schlecht wäre. Die Grundfunktionalität bleibt die gleiche – egal ob mit oder ohne Erweiterungen. Zusätzliche Anpassungen sorgen lediglich dafür, dass das volle Potenzial des Systems im eigenen Unternehmen ausgeschöpft werden kann. So werden beispielsweise allgemeingültige ECM-Systeme durch Erweiterungen auf spezifische Anwendungsbereiche oder verschiedene Branchen zugeschnitten.