Mehr Impulse gewünscht?
In unserer Kategorie „ShortCut“ finden Sie weitere Inhalte wie diesen.
Die Arbeitszeiterfassung
Was können wir gegen den Rückschritt tun?
Wir erinnern uns alle an das Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) im September 2022: Die Arbeitszeiterfassung ist zurück! So muss nun jede/r ihre/seine Arbeitszeit systematisch erfassen! Die direkte Konsequenz: Ein medialer Aufschrei – besonders auf dem Sozialen Netzwerk LinkedIn. Wochenlang beherrschen Posts, die die neue Verpflichtung kritisch hinterfragen, den Newsfeed. Selbstverständlich dicht gefolgt von Beiträgen und Kommentaren, die die Arbeitszeiterfassung wiederum befürworten. Beides sowohl von ArbeitgeberInnen als auch ArbeitnehmerInnen verfasst.
Auch wir haben uns letztes Jahr intensiv mit der Frage beschäftigt, ob die Arbeitszeiterfassung ein Rückschritt voller Einschränkungen ist oder vielleicht doch mehr Vorteile mit sich bringt, als viele denken:
Unseren ShortCut „Zeiterfassung - Der Rückschritt unter den Innovationen?" mit unserer damaligen Meinung und allen Bedenken können Sie hier lesen.
Nun einige Monate nach dem großen Aufschrei können wir mit ein bisschen Abstand auf die Situation zurückblicken und uns die größte Herausforderung für viele Unternehmen genauer anschauen: Die Etablierung eines neuen bzw. Umstrukturierung des alten Systems – und das während unter den Betroffenen immer mehr Skepsis bezüglich der Vertrauensbasis von ArbeitgeberIn und -nehmerIn aufkommt. Aber beginnen wir doch erst mal von vorne!
Die Rechtsgrundlage der Arbeitszeiterfassung
Die rechtlichen Pflichten einer/s Arbeitgebenden zur Gewährleistung des Arbeitsschutzes der Arbeitnehmenden werden im § 3 (Grundpflichten des Arbeitgebers) des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG) festgehalten. Hier werden ArbeitgeberInnen verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem geleistete Arbeitszeiten erfasst werden können. Grundsätzlich sollten laut Bundesministerium für Arbeit und Soziales alle Informationen erfasst werden, die benötigt werden, um die Einhaltung der Höchstarbeitszeit und der täglichen bzw. wöchentlichen Ruhezeiten gewährleisten zu können. Dazu zählen ganz einfach: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeit.
Nun muss nur noch die Frage geklärt werden: Wer ist von der Arbeitszeiterfassung überhaupt betroffen? Wie bereits zu Beginn erwähnt, betrifft das Urteil alle. Und weil Ausnahmen die Regel bestätigen, gilt das auch hier: Es gibt spezifische Berufsgruppen und Branchen, deren Zeiterfassung über andere gerichtliche Urteile festgelegt werden und auch MinijoberInnen werden hier nach dem Mindestlohngesetz beurteilt.
Die Ziele
Das dem BAG-Urteil zugrundeliegende Hauptziel ist selbstverständlich der Schutz der ArbeitnehmerInnen. Des Weiteren gibt es folgende Zielsetzungen:
- Zuverlässigere Erfassung geleisteter Mehrarbeit
- Vereinfachte Einhaltung von Pausen und Ruhezeiten
- Optimierung der Arbeit
In unserem ShortCut Zeiterfassung – Der Rückschritt unter den Innovationen? beschäftigen wir uns ausführlicher mit allen Zielen der Arbeitszeiterfassung.
Die oben genannten Anforderungen als Unternehmen zu jeder Zeit erfüllen zu können, kann für viele eine Herausforderung sein. Und weil wir aus den Zeiten der händischen Zeiterfassung zum Glück schon längst draußen sind, sahen sich im September vermutlich einige damit konfrontiert, auf die Schnelle ein geeignetes System zu finden, mit dem sie die Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden elektronisch erfassen können und das zuverlässig und sicher.
Die Einführung eines neuen Systems, mit dem die Mitarbeitenden tagtäglich arbeiten müssen, kann einige Herausforderungen mit sich bringen. Besonders dann, wenn es um die Arbeitszeiterfassung geht.
Exkurs: Die Skepsis gegenüber der Arbeitszeiterfassung
Um verstehen zu können, wieso die Einführung eines neuen Zeiterfassungstools in Unternehmen oftmals von viel Skepsis begleitet wird, machen wir einen kleinen Exkurs in den Ansatz der New Work.
Vorab: Wir gehen im Folgenden primär auf die Arbeitszeiterfassung im Kontext der New Work ein. Wenn Sie mehr über das Thema New Work im Allgemeinen erfahren wollen, sollten Sie sich zusätzlich unseren Begriff des Monats: New Work ansehen, denn hier werfen wir einen genaueren Blick auf die Grundlagen des gesamten Ansatzes.
Einfach gesagt: Der New Work-Ansatz verfolgt das Ziel, einen Arbeitsmarkt zu schaffen, auf dem Unternehmen sich so organisieren, dass die Arbeit der / dem Arbeitnehmenden Spaß macht. Wie das gehen soll? Grundsätzlich, indem Unternehmen fähig sind, die Rahmenbedingungen der Stelle so anzupassen, dass sie den individuellen Wünschen und Ansprüchen der ArbeitnehmerInnen entsprechen. Das Ganze mit dem Ziel, die Freude am Arbeiten zu erhalten, die Flexibilität zu erhöhen und das Vertrauen auf beiden Seiten zu stärken. Aber was hat das Ganze jetzt mit der Arbeitszeiterfassung zu tun?
Vertrauensarbeitszeit vs. Arbeitszeiterfassung
New Work steht für Flexibilität und Freiheiten – beides lässt sich nur durch eines ermöglichen: Beidseitiges Vertrauen! ArbeitgeberInnen müssen darauf vertrauen, dass ihre Mitarbeitenden ihre Aufgaben zuverlässig erledigen und die gebotenen Freiheiten nicht anderweitig nutzen, während ArbeitnehmerInnen darauf vertrauen müssen, dass die Arbeitgebenden sich wirklich an die ausgemachten Freiheiten halten und sie dabei nicht noch kontrollieren.
Stichwort Kontrolle
Die Arbeitszeiterfassung repräsentiert für viele Kontrolle – gar einen Vertrauensbruch in der Beziehung von ArbeitnehmerIn und ArbeitgeberIn. Sie steht für alles, was gegen die sogenannte Vertrauensarbeitszeit, die den Arbeitsmarkt, seit New Work, dominiert und mittlerweile zu den grundlegenden Bedürfnissen vieler ArbeitgeberInnen zählt, spricht.
Was ist Vertrauensarbeitszeit?
Die Vertrauensarbeitszeit ist ein Arbeitszeitmodell, in dem die Leistung der Arbeitnehmenden im Vordergrund steht und nicht deren Anwesenheitszeiten. Somit sind die Arbeitnehmenden selbst dafür verantwortlich, ihre Arbeitszeiten zu planen und zu dokumentieren. Die ArbeitgeberInnen müssen lediglich darauf achten, dass alle rechtlichen Vorschriften wie Pausen und Ruhezeiten und nun auch die korrekte Erfassung und Dokumentation eingehalten werden. Ein bewährtes Mittel, um das große Chaos im Unternehmen trotz all dieser Freiheiten zu vermeiden sind Kernarbeitszeiten. So kann garantiert werden, dass es einen bestimmten Zeitraum am Tag gibt, an dem alle Personen bei Bedarf zusammenkommen können.
Weshalb so viel Skepsis gegenüber der Arbeitszeiterfassung aufkommt, sollte nun klar sein, denn ein Programm, das die Arbeitszeit akribisch dokumentiert und (zur rechtlichen Prüfung) direkt an die/den Vorgesetze/n weiterleitet, vermittelt nicht gerade das Gefühl von Freiheit.
Die wichtigsten Learnings aus eigener Erfahrung
Kleiner Disclaimer vorab: Für gewöhnlich schreiben wir hier auf www.das-papierlose-buero.de Inhalte, die vollkommen von unserem Unternehmen und unseren Produkten losgelöst sind. Heute rücken wir uns als Unternehmen und Arbeitgeber und auch unsere Arbeitsmethoden etwas mehr in den Vordergrund, da wir authentische Einblicke in unsere Erfahrungen mit der Arbeitszeiterfassung bieten möchten. Falls Sie zur Abwechslung auch Interesse an produktspezifischen Inhalten haben, können Sie gerne jederzeit unsere Webseite www.dmsfactory.com besuchen.
Wir als Arbeitgeber von 13 Mitarbeitenden sahen uns wie jedes andere Unternehmen auch mit dem Urteil des BAG konfrontiert. Und weil wir als IT-Dienstleister tagtäglich die Einführung neuer Systeme bei unseren KundInnen planen und umsetzen, haben wir bereits umfassendes Wissen, wenn es darum geht, die Mitarbeitenden an neue Prozesse und Anwendungen heranzuführen. Aus diesem Grund fassen wir im Folgenden unsere wichtigsten Learnings zusammen, mit dem Ziel, weiteren Unternehmen aus dem Chaos aus Vertrauensproblemen, Skepsis gegenüber neuer Technik und Zeitdruck aufgrund rechtlicher Vorgaben raushelfen.
Das offene Mindset stärken - Sind alle mit im Boot?
Um den Bedenken bezüglich der Kontrolle von Arbeitszeiten entgegenzuwirken, ist es besonders wichtig schon von Beginn an alle Betroffenen mit ins Boot zu holen. Denn wo ausreichend Aufklärung betrieben wird und alle Fragen direkt beantwortet werden, ist die Wahrscheinlichkeit, dass Mitarbeitende trotzdem skeptisch werden, relativ gering. Und wenn es doch mal so weit kommen sollte, muss die aufkommende Skepsis selbstverständlich hinterfragt werden. Dafür folgende Fragen zur Orientierung:
- Habe ich meine Mitarbeitenden ausreichend aufgeklärt und geschult?
- Wo liegt der Ursprung der Skepsis?
- Arbeite ich als Führungskraft transparent genug?
- Wie kann ich meine Mitarbeitenden aktiv am Einführungsprozess mitwirken lassen?
- Etc.
Keine Veränderungen in der Vertrauensbasis
Es ist wichtig, dass sich sowohl Arbeitgebende als auch Arbeitnehmende darüber im Klaren sind, dass ein einfaches System nichts an der bestehenden Vertrauensbasis ändern kann. Denn wenn jede/r das System auch wirklich nur als das nutzt, was es ist (in dem Fall die rechtskonforme Dokumentation von Arbeitszeiten), sollte es hier zu keinerlei Problemen kommen.
Wenn Bedenken auftreten wie:
- Kontrolliert mein/e ArbeitgeberIn jetzt, wie viel Zeit ich für welches Projekt benötige?
- Wird ab jetzt bewertet, ob ich zu langsam oder zu schnell arbeite?
- Verliere ich meine Freiheiten, weil der/dem ArbeitgeberIn bewusst wird, dass ich meine zugesprochene Flexibilität auch wirklich nutze?
- Und Ähnliches…
…dann ist definitiv nicht das neu eingeführte Arbeitszeiterfassungstool ein Problem! Ein einfaches Gespräch, in dem beide Parteien ihre Wünsche und Anforderungen neu definieren, Bedingungen stellen und aushandeln können, hilft hier meist schon, um jegliche Skepsis verschwinden zu lassen.
Agile Prozesse sind das A und O
Nun zum technischeren Teil. Um ein Tool, eine Anwendung oder gar ein ganzes System neu in einem Unternehmen einführen und ausweiten zu können, ist es notwendig, dass sämtliche Geschäftsprozesse digital, automatisiert und agil ablaufen.
Begriffserklärung: Agile Geschäftsprozesse sind zukunftsorientiert ausgerichtet und lassen sich eigeninitiativ verbessern und anpassen. So können Prozesse jederzeit den sich verändernden Rahmenbedingungen entsprechen und das ohne großen Anpassungsaufwand. Mehr zum Thema Agilität gibt es in unserem Begriff des Monats: Agilität
Wieso ist das so wichtig? Ganz einfach, denn Agilität im Unternehmen vermeidet, dass in Zukunft viele weitere Herausforderungen wie jetzt die Arbeitszeiterfassung dafür sorgen können, dass das Unternehmen aus dem Gleichgewicht gerät. Sind die Prozesse wie oben beschrieben einfach an die sich verändernden Rahmenbedingungen anpassbar, ist das Ungewisse nur eine kleine Variable, die nicht weiter zu Verwirrung oder Skepsis führt.
Fazit
Die Arbeitszeiterfassung hat viele Unternehmen für kurze Zeit aus ihrem Gleichgewicht gebracht. Die Ungewissheiten haben sowohl Arbeitnehmende als auch Arbeitgebende für einige Monate beschäftigt – von der Einführung eines neuen Systems, bis hin zu tiefgreifenden Zweifeln am bisher für gut befundenen Vertrauensverhältnis.
Nun einige Monate nachdem das BAG-Urteil verkündet wurde und der mediale Aufschrei abgeklungen ist, können wir sagen: Ein einfaches Tool ändert nichts an einer gefestigten Vertrauensbasis!
Solange Unternehmen ein passendes Tool gefunden, es erfolgreich in interne Prozesse integriert haben und die Beziehung zu allen Mitarbeitenden in regelmäßigen Gesprächen festigen, kann die Arbeitszeiterfassung innovativen und Arbeitskonzepten wie der New Work nichts anhaben.
Und was hat das Ganze jetzt mit dem papierlosen Büro zu tun?
Wenn Sie die ganzen Nachteile und Herausforderungen der Arbeitszeiterfassung mal beiseiteschieben und ein digitales Zeiterfassungstool im Kontext des papierlosen Büros betrachten, machen sich die Vorteile direkt bemerkbar! Zum Beispiel ist es mit einigen solcher Tools ganz einfach möglich, die Urlaubsplanung innerhalb eines Unternehmens zu optimieren. Aber auch das Exportieren von verrechenbaren Zeiten zur Erstellung von Dienstleistungsberichten und Rechnungen benötigt keine umständlichen Excel-Tabellen mehr und ist mit nur wenigen Klicks erledigt.
Blicken Sie über den Tellerrand und strukturieren Sie Ihre Geschäftsprozesse so, dass auch in Zukunft keine Veränderung mehr Ihr Unternehmen aus dem Gleichgewicht bringen kann!