Die Berichtspflicht

Was lernen kleine und mittelständische Unternehmen daraus?

27/07/2023

CO2-neutral, Familienfreundlicher Arbeitgeber, Bio, Fair… – heutzutage schwimmen wir in Qualitäts- und Gütesiegeln, deren Herkunft und Bedeutung wir nur selten hinterfragen. Die Unterscheidung zwischen tatsächlicher Qualität und leeren Versprechungen zur Aufwertung des Markenimages (z.B. Greenwashing) fällt oftmals gar nicht so einfach. Der Grund: Mangelnde Transparenz und Nachvollziehbarkeit – und das nicht nur bei den Produkten, die im Supermarkt in unserem Einkaufswagen landen, sondern auch in unserem Arbeitsalltag.

In diesem ShortCut schauen wir uns die Notwendigkeit von Nachhaltigkeitsberichten und deren Rechtsgrundlage an. Hier liegt der Fokus aktuell noch auf den großen kapitalmarktorientierten Unternehmen und Konzernen. Ob sich solch eine Dokumentation von Nachhaltigkeitsmaßnahmen auch für kleine und mittelständische Unternehmen lohnt? Dazu später mehr.

CSR-Berichtspflicht - Die rechtliche Grundlage

Bereits im Jahr 2014 wurde eine Richtlinie veröffentlicht, die große kapitalmarktorientierte Unternehmen und Konzerne in der EU dazu verpflichtet, interne Informationen zu Umwelt- und Sozialbelangen sowie Angelegenheiten, die die Arbeitnehmenden, Menschenrechte und die Bekämpfung von Korruption bzw. Bestechung in einer Berichterstattung zu veröffentlichen. Die sogenannte CSR-Berichtspflicht soll mehr Transparenz schaffen und Unternehmen zwingen, Verstöße schneller zu erkennen und zu beheben bzw. im Idealfall auch für die Zukunft zu verhindern.

CSR ist die Abkürzung für die englische Formulierung Corporate Social Responsibility. Sie beschreibt die gesellschaftliche Verantwortung von Unternehmen für alle Auswirkungen, die sie auf die Gesellschaft haben.

Bis dato gilt diese Vorschrift ausschließlich für Unternehmen, …

…die im Schnitt eines Geschäftsjahres mehr als 500 Mitarbeitende haben und
…deren Umsatzerlöse sich auf mehr als 40 Millionen Euro belaufen oder dessen Bilanzsummer bei mehr als 20 Millionen Euro liegt

Alle Unternehmen, die diese Faktoren nicht erfüllen, müssen oben erwähnte Nachweise noch nicht erbringen, sollten aber jetzt genauer hinsehen, denn aus den Vorschriften der CSR-Berichtspflicht können wir einiges lernen!

Die CSR-Berichtspflicht umfasst wie bereits erwähnt mehr als „nur“ das Thema Umweltschutz. Da wir uns mit dem papierlosen Büro jedoch auf das Thema mehr Effizienz und Nachhaltigkeit ohne Papier fokussieren, konzentrieren wir uns hier vor allem auf die Bestandteile der Berichtspflicht, die mit Nachhaltigkeit, sowie der Verwaltung von elektronischen Ressourcen und transparenten Dokumentationsprozessen zu tun haben.

Was wir aus der CSR-Berichtspflicht lernen können?

Große Konzerne werden nun mit gesellschaftsrelevanten Themen wie beispielsweise dem Umweltschutz konfrontiert. Mit dem Ziel, Unternehmen transparenter zu gestalten und durch die öffentliche Aufmerksamkeit die Optimierung bis zu diesem Zeitpunkt kritischer Prozesse zu forcieren.

Was hat das Ganze also jetzt mit kleinen und mittelständischen Unternehmen zu tun?

Schon im Jahr 2024 werden die Faktoren, die die von der CSR-Berichtspflicht betroffenen Unternehmen definieren, wie folgt ausgeweitet. Damit wird die EU-Vorschrift nun auch für weitere Unternehmen relevant:

Große Unternehmen fallen dann unter die CSR-Berichtspflicht, sobald sie mindestens zwei der drei genannten Faktoren erfüllen:

20 Mio. Euro Bilanzsumme
40 Mio. Euro Nettoumsatzerlöse
250 Beschäftigte

Außerdem sollen ab dann auch kleine und mittelständische kapitalmarktorientierte Unternehmen unter die CSR-Berichtspflicht fallen. Diese müssen dann folgende Merkmale erfüllen:

Mehr als 10 Beschäftigte
Mehr als 350.000 Euro Bilanzsumme
Mehr als 700.000 Euro Nettoumsatzerlöse

Was zeigt uns diese Neuerung?

Aus den neuesten Änderungen, die schon nächstes Jahr umgesetzt werden sollen, lässt sich schließen, dass in ferner Zukunft alle Unternehmen mit nachvollziehbarer und transparenter Dokumentation nachweisen müssen, welche Maßnahmen sie ergreifen, um den vorgegebenen Nachhaltigkeitszielen zu entsprechen. Es schadet also nie, früh genug anzufangen und so immer agil zu bleiben!

Die Frage, ob jedes Unternehmen das Ziel, nachhaltig zu arbeiten, verfolgen sollte, stellt sich in der heutigen Zeit glücklicherweise schon nicht mehr. Wie das Ganze aber ablaufen soll, ist noch nicht allen ganz klar. Darauf haben wir selbstverständlich die Antwort: Mit dem papierlosen Büro!

Mit dem papierlosen Büro die Berichtspflicht übertreffen

Das papierlose Büro erfordert nicht nur ein offenes und nachhaltiges Mindset, sondern auch den Einsatz digitaler Lösungen, die die Nachhaltigkeit, Transparenz und Verlässlichkeit von Unternehmen fördern – Wie beispielsweise ein Enterprise-Content-Management-System (ECM). Mit seiner Hilfe wird der Papierverbrauch in Unternehmen direkt im ersten Schritt erheblich reduziert, denn sämtliche Dokumente werden jetzt digital bearbeitet und verwaltet und das Drucken ist durch seine mögliche strenge Regulierung keine alltägliche Tätigkeit mehr. Ganz schön nachhaltig, wenn wir bedenken, dass jeder Mensch im Jahr circa 104 Kilogramm Holz (Stand: 2018) „verdruckt“.

Mehr über diese Daten und aus welchen Quellen wir sie ableiten, gibt es hier: Checkliste: Lohnt sich das papierlose Büro auch bei uns?

Selbstverständlich hört es beim Eindämmen des Papierverbrauches noch lange nicht auf. Und weil es noch viele weitere Möglichkeiten gibt, die Einhaltung der Berichtspflicht durch den Einsatz eines ECM zu vereinfachen, haben wir im Folgenden einige wichtige Anwendungsszenarien zusammengefasst:

Lückenlose Dokumentation

Beginnen wir mit der lückenlosen Dokumentation von Prozessen. Ein essenzieller Punkt der CSR-Berichtspflicht, denn hier kommt es darauf an, jeden Ablauf im Unternehmen genauestens zu dokumentieren, sodass die einzelnen Arbeitsschritte vollkommen transparent und nachvollziehbar getätigt werden. Mit dem Einsatz eines ECM wird die gesamte Historie (Lebenszyklus) – von Erstellung, über Verwaltung und Bearbeitung bis Archivierung – einer digitalen Ressource (Datei, Dokument, Information) dokumentiert und durch nur wenige Mausklicks abgebildet. Wie lässt sich ein Bericht, wie er durch die CSR-Berichtspflicht eingefordert wird, also besser erstellen als mit einer übersichtlichen, aktuellen und korrekten Übersicht über alle benötigten Informationen – und das mit nur wenigen Klicks? Genau, überhaupt nicht!

Qualitätssicherung

Gehen wir einen Schritt weiter und setzen in einem Unternehmen nicht nur ein ECM ein, sondern auch ein Qualitätsmanagementsystem (QMS). Das basiert zwar auf einem ECM, hat aber zusätzlich noch ganz andere Schwerpunkte und Funktionen. Nämlich die der Qualitätssicherung. Die Prozesse, die im ersten Schritt mit einem ECM dokumentiert werden, sollten nicht nur in Sachen Transparenz und Nachvollziehbarkeit optimiert werden. Auch die eigentliche Qualität des Prozesses sollte jederzeit gewährleistet werden können. Mit dem Einsatz eines QMS ist genau das möglich!

Zertifizierte Prozesse

Besonders in streng regulierten Branchen, in denen die Einhaltung verschiedener ISO-Zertifizierungen zur Tagesordnung zählt, ist ein QMS unabdingbar. Und weil sich die Rahmenbedingungen solcher Zertifizierungen auch in Zukunft ändern können, sollten alle Unternehmen agil sein und die Möglichkeit haben, zu jeder Zeit allen rechtlichen Vorgaben gerecht werden zu können.

Fazit

Das papierlose Büro schlägt hier also mehr als zwei Fliegen mit einer Klappe: Das Umweltbewusstsein des Unternehmens wird gefördert, die Erstellung entsprechender Nachweise verläuft einfacher und schneller und dabei werden auch noch alle rechtlichen Vorschriften problemlos eingehalten. Das Ganze selbstverständlich vollkommen digital und zum Großteil automatisiert und damit auch ohne großen Aufwand. Es ist ersichtlich, das papierlose Büro sorgt nicht nur für mehr Nachhaltigkeit, Effizienz und Zuverlässigkeit in einem Unternehmen! Die Agilität in Zeiten aufwendiger Rahmenbedingungen des rechtskonformen Arbeitens ist viel Wert und wird durch das papierlose Büro spielend einfach ermöglicht. Weitere Vorteile des papierlosen Büros gibt es hier: Die Vorteile des papierlosen Büros

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