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Folder free, not folder tree
Wie die Generation Z unsere Art des Arbeitens beeinflusst
Eine These zu Beginn dieses Beitrags: Das eigene festgefahrene Denken und die damit einhergehenden Urteile zu hinterfragen, um sie anschließend aufzulösen, ist wichtig. Denn wir kämpfen damit unter anderem für eine tolerantere Gesellschaft. Trotzdem ergibt die Denkweise, Dinge in Kategorien einzuordnen, durchaus Sinn. „Bitte was?“, werden sich manche denken. Ja klar, im Management von Dokumenten und anderen Informationen zum Beispiel.
Wieso? Flexibilität ist das Stichwort! Aber fangen wir vorne an: Nahezu alles, was wir digital konsumieren, ist auf Abruf verfügbar und leicht zu finden. Wir können unsere Geräte ganz einfach mit unseren Daumen oder sogar unserer Stimme steuern, bekommen Inhalte basierend auf unseren Vorlieben vorgeschlagen und finden aktuelle Informationen auf Knopfdruck – solange die Geräte mit dem Internet verbunden sind. Wir werden immer mehr dazu erzogen, in flachen, horizontalen Kategorien wie bei Spotify, Netflix und Co. zu denken, anstatt in einer vertikal, verschachtelten Ordnerstruktur mit Tausenden von Unterverzeichnissen zu kramen. Die Generation, die gerade in das Arbeitsleben einsteigt, kennt es nicht anders. Sie kennen es nicht, in Archiven zu stöbern, in Lexika zu blättern und aktuelle Nachrichten nur zu festen Uhrzeiten in Tageszeitungen oder im Fernsehen zu erfahren. Informationen basierend darauf zu finden, wo sie eventuell abgelegt sein könnten, ist ihnen fremd. Sie sind es gewohnt, nicht lange suchen zu müssen – und das bitte nicht nur in ihrer Freizeit, sondern auch im Arbeitsleben.
Unterlagen in digitaler Form zu speichern, das ist das eine (und definitiv schon einmal besser, als sie auf Papier zu verwalten). Aber wenn sich diese in unübersichtlichen Ordnerstrukturen verbergen, als mehrere Kopien abgelegt und nicht sinnvoll miteinander verknüpft werden können, dann ist das keine gute Basis für zeitgemäße digitale Arbeit. Auch hier sucht man nur nach dem Speicherort, an dem die Information eventuell liegen könnte. Da reicht es nicht, zuvor während des Ablageprozesses in Kategorien zu denken und diese Kategorien in einer starren Ordnerstruktur abzubilden. Nein, es ist wichtig, dass die Kategorien dann auch anpassbar sind, ohne dass Änderungen die Ordnerstrukturen durcheinanderbringen. Hier ist Flexibilität wichtig. Gibt es neue Arten von Daten oder Dokumenten, sollten die Kategorien so anpassbar sein, dass kein bestehender Ordner kopiert, überschrieben oder gar die ganze Ordnerstruktur verändert werden muss. Außerdem sollte es möglich sein, ein Dokument mehreren Kategorien gleichzeitig zuzuordnen.
Wie das möglich ist? Durch die Verwendung von beschreibenden Metadaten. Diese beschreiben die gespeicherten Informationen und ermöglichen es, sie auf Basis dieser Informationen wieder zu finden.
Sucht man innerhalb einer Musikdatenbank nach einem bestimmten Song, lässt sich dieser über verschiedene Wege finden: den Titel, den/die InterpretIn, das Album oder sogar das Veröffentlichungsdatum. Und das, ohne dass der Song mehrfach abgespeichert werden muss. Genau das ermöglichen Metadaten.
Mehr zum Thema Metadaten und den richtigen Einsatz von Ihnen finden Sie hier: Die sinnhafte Vergabe von Metadaten (dmsfactory.com).
Es ist wichtig, im Hinterkopf zu behalten: Ein Unternehmen ist nicht gleich ein attraktiver Arbeitgeber, weil es Tischkicker, Obstkorb, agile Strukturen und flache Hierarchien bietet. Denn solange sich die Informationen, die für die tägliche Arbeit benötigt werden, in den Köpfen verschiedener KollegInnen, einer starren Ordnerstruktur auf einem zentralen Server oder schlimmstenfalls in irgendwelchen papierbasierten Ordnern im Büro verstecken, macht die Arbeit keinen Spaß!
Suchmaschinen wie Google könnten niemals so schnell Ergebnisse auswerfen, wenn sie dafür Ordner durchwühlen müssten. Sie stecken Webseiten in Kategorien, beschreiben sie mit Metadaten und finden somit immer die passenden Seiten für die eingegebenen Suchbegriffe. Genau das sollten wir auch mit unseren Dokumenten und anderen Informationen in unserem Arbeitsalltag tun: Kategorien finden, in die wir diese Informationen einordnen können und sie mit sogenannten Metadaten weiter beschreiben. Mit einer Anwendung wie einem Enterprise-Content-Management-System (ECM) gelingt genau das. Dort können Unternehmen Dokumente und Informationen ablegen, kategorisieren, beschreiben und basierend auf ihrem Inhalt so einfach wie in einer Suchmaschine im Handumdrehen wieder finden. Und wenn die Kategorisierung und Beschreibung der Inhalte auch noch durch künstliche Intelligenz unterstützt wird, dann gelingt eine einheitliche Ablage spielend leicht!
Ergebnis: In Kategorien zu denken ist nicht immer schlecht, sondern kann einem, wenn es richtig umgesetzt wird, sogar die Arbeit erleichtern. Auch hier gilt wieder: es kommt darauf an, wie mit dem Thema „in Kategorien denken“ umgegangen wird.