New Work-Arbeitsmethoden

Working Out Loud vs. Fokuszeiten

Wir befinden uns momentan in einer Zeit des Umschwungs: Aus papiergebunden wird digital und aus traditioneller Arbeit wird New Work. Die sozialen Netzwerke sind voller englischer Buzzwords, die uns dabei helfen sollen, unseren Arbeitsalltag und unser Leben mit der perfekten Arbeitsmethode noch produktiver, noch gesünder und noch leistungsfähiger organisieren zu können.

Vorab möchten wir daran erinnern: Wir alle sind „nur“ Menschen! Das gibt uns das Recht, Fehler zu machen, Neues zu lernen und uns weiterzuentwickeln. Manchmal gibt es Tage, an denen man selbst vor Produktivität strotzt. Manchmal gibt es aber auch Tage, an denen man für jede Aufgabe ein bisschen länger braucht.

In diesem ShortCut machen wir uns keineswegs auf die Suche nach der Arbeitsmethode, mit der wir unseren Alltag so organisieren können, dass wir zu jeder Zeit und an jedem Ort wie eine Leistungsmaschine alles perfekt abliefern! Stattdessen hinterfragen wir heute zwei Methoden – Working Out Loud und Fokuszeiten – kritisch und finden heraus, was uns auf eine gesunde Art und Weise helfen kann, auch an den unproduktiven Tagen unseren eigenen Anforderungen entsprechen zu können.

Was ist die Working Out Loud Methode?

Nach dem Working Out Loud Prinzip zu arbeiten, bedeutet, die eigenen Aufgaben offen, vernetzt und transparent zu erledigen. Das Ziel des Ganzen ist es, das Silo-Denken hinter sich zu lassen und mit den KollegInnen gemeinsam auf ein Ziel hinzuarbeiten und damit den unternehmerischen Erfolg zu stärken.

Kurze Erklärung: Als Silo-Denken wird das Phänomen bezeichnet, in Kategorien, Aufgabenbereichen oder Abteilungen zu denken. So arbeiten beispielsweise viele verschiedene Menschen an ein und demselben Ziel, teilen ihr Wissen jedoch nicht mit Ihren KollegInnen, weil sie sich ausschließlich auf ihren eigenen Aufgabenbereich fokussieren.

Diese Denkweise ist vollkommen veraltet und hat nur Nachteile. Beispielsweise kann es vorkommen, dass der Weg zum Ziel viel länger dauert als geplant und dabei nicht das volle Potenzial eines Projekts bzw. der einzelnen Mitarbeitenden ausgeschöpft wird, da diese ihr Wissen und ihren Fortschritt für sich behalten. Außerdem kann es schnell zu Missverständnissen oder schlechter Stimmung kommen, wenn niemand wirklich darüber Bescheid weiß, was bei den KollegInnen gerade besprochen, entschieden und erledigt wird. Von den identischen Fehlern, die vielleicht zwei oder mehr Personen machen, weil der Austausch fehlt mal ganz zu schweigen. Wie es auf technischer Ebene zu Informationssilos kommen kann, können Sie in unserem Begriff des Monats „Informationssilo“ nachlesen.

Das sind die fünf Prinzipien von Working Out Loud

  1. Beziehungen (Relationships)
Das vernetzte Arbeiten soll dabei helfen, die Beziehungen zu den KollegInnen sowohl auf beruflicher als auch auf privater Ebene zu stärken. So kann die Arbeitsatmosphäre innerhalb eines Unternehmens verbessert werden. Das nimmt wiederum allen Beteiligten die Hemmungen vor einer offenen Kommunikation und macht somit die Arbeit viel transparenter.
  1. Großzügigkeit (Generosity)
Informationen und Wissen sollten innerhalb des Unternehmens geteilt werden – und das mit der Absicht, die Arbeit der KollegInnen zu erleichtern. Es sollte keinesfalls eine Gegenleistung verlangt werden, denn das befeuert nur zusätzlich den Leistungsdruck und Konkurrenzkampf.
  1. Transparenz (Visible Work)
Hier geht es darum, andere an der eigenen Arbeit wie an Zwischenergebnissen oder Statusänderungen teilhaben zu lassen. So lässt sich vermeiden, dass zwei Menschen die gleiche Arbeit erledigen oder Fehler aufgrund von Unwissenheit entstehen. Alle lernen voneinander, sodass in der Regel niemand mehr einen Fehler macht, den die KollegInnen schon zuvor einmal gemacht haben.
  1. Zielorientierung (Purposeful Discovery)
Egal ob selbstbestimmt oder im Team – es wird immer zielorientiert gearbeitet. So werden nicht nur individuelle Ziele (Meilensteine) erreicht, sondern auch die des gesamten Projekts (Endprodukt).
  1. Wachstumsorientiertes Denken (A Growth Mindset)
Bei diesem Prinzip geht es weniger um das Unternehmenswachstum – viel mehr wird hierbei die persönliche Weiterentwicklung aller Mitarbeitenden fokussiert. So sollten alle Beteiligten lernen, das eigene Wissen verpackt in konstruktivem Feedback an Dritte weiterzugeben (sofern es erwünscht ist), aber auch das Feedback von anderen anzunehmen und daraus zu lernen.

Die Vorteile von Working Out Loud

  • Stärkung der sozialen Kontakte
  • Förderung der Teamfähigkeit
  • Verbesserung des Arbeitsklimas
  • Vermeiden von Missverständnissen durch Unwissen

Die Nachteile von Working Out Loud

Durch die niedrigere Hemmschwelle zur offenen Kommunikation ist das Risiko groß, die eigentliche Arbeit schnell aus den Augen zu verlieren. Zum einen, weil eine offene Kommunikation gerne mal dazu verleitet, in Gesprächen mit den KollegInnen zu versumpfen, zum anderen, weil es sein kann, dass der Input von außen zu viel wird. Sich selbst auf die eigene Arbeit zu fokussieren, ohne von den Meinungen und Ergänzungen der KollegInnen überrollt zu werden, kann bei dieser Methode also auch mal ganz schön schwer werden.

Kurz und knapp: Working Out Loud bedeutet offen und transparent im Team zu arbeiten, um den Nachteilen des Silodenkens entgegenzuwirken.

Wie funktionieren Fokuszeiten?

Das Konzept von Fokuszeiten bildet einen klaren Kontrast zu dem der Working Out Loud Methode. Während wir zuvor von einer engen Zusammenarbeit und offener Kommunikation gesprochen haben, geht es hier vielmehr um den Fokus auf die eigene Arbeit.

Definiert werden Fokuszeiten als ununterbrochene Zeitabschnitte, in denen wichtige Aufgaben konzentriert erledigt werden. In dieser Zeit werden weder Meetings geplant oder Anrufe angenommen, noch spontan E-Mails beantwortet. Das soll dabei helfen, die Produktivität und Kreativität durch einen starken Fokus auf die anstehenden Aufgaben zu fördern.

Das sind Maßnahmen, die bei der Einhaltung der Fokuszeiten helfen

Die Ampelmethode

  • Grün: Ich bin erreichbar. Ihr könnt mich gerne anrufen.
  • Gelb: Ich bin gerade nicht am Platz, komme aber bald wieder.
  • Rot: Bitte nicht stören! Ich befinde mich gerade in einem Termin, einem Anruf oder einer Fokuszeit.

So bedarf es keiner langen Absprache, wer wann für wie lange erreichbar ist.

Die Einsicht in den digitalen Kalender

Indem alle KollegInnen ihre digitalen Kalender miteinander teilen, ist die Vorausplanung einfacher möglich. So können Missverständnisse, lange Terminabsprachen und akute Unterbrechungen in Fokuszeiten ganz einfach vermieden werden.

Natürlich ist diese Methode nur zielführend, wenn der Kalender immer auf dem aktuellen Stand ist und die Fokuszeiten dort auch klar definiert sind. 😉

Der Blick auf die Uhr

Diese Maßnahme mag nicht für jede/n geeignet sein, denn für viele ist der Blick auf die Uhr ausschlaggebend für Nervosität aufgrund von Zeit- und Leistungsdruck. Manchen kann das Tracken der Arbeitszeit aber auch dabei helfen, fokussierter zu arbeiten. Hierfür bekommt jede Aufgabe ein Zeitbudget, die in der Regel eingehalten werden sollte.

Alle Ablenkungen eliminieren

Bevor es in die Fokuszeit geht, sollten alle Ablenkungen wie Handy, E-Mail-Postfach oder ein zweiter Bildschirm, der gerade nicht benötigt wird, aus dem Blickfeld geräumt bzw. abgeschaltet werden. Ganz nach dem Motto: Aus dem Auge, aus dem Sinn!

Wir können aus Erfahrung berichten: Bei NachbarInnen, die im Homeoffice hämmern und bohren, funktioniert das leider nicht so gut 😊

Das Zeichen nach Außen

Um den KollegInnen im Büro zu signalisieren, dass in der Fokuszeit keine Zeit für ein kleines Pläuschchen ist, hilft es, sich das Headset oder Kopfhörer aufzusetzen. Somit ist den anderen direkt auf einen Blick bewusst, dass man gerade nicht angesprochen werden möchte.

Die Vorteile der Fokuszeiten

  • Verbesserung der Qualität der Arbeit
  • Steigerung der Produktivität
  • Fokus auf gewinnbringende Aufgaben
  • Zeitersparnis durch das Vermeiden von Unterbrechungen

Die Nachteile der Fokuszeiten

Fokuszeiten können schnell dazu verleiten, die KollegInnen nicht mehr an den Arbeitsfortschritten teilhaben zu lassen und in den Alltagsroutinen und der eigenen Komfortzone zu versinken. Zwar ist das Vermeiden von Unterbrechungen fördernd für die Produktivität, kann aber gleichzeitig dafür sorgen, dass der Input von außen, der Austausch beziehungsweise das konstruktive Feedback und damit auch die Weiterentwicklungsmöglichkeiten fehlen. 

Wir setzen auf den gesunden Mix

Wir sind kein Fan davon, uns auf eine feste Arbeitsmethode festzulegen, denn unsere Kreativität und Produktivität leben von unserer Flexibilität! Besonders weil jedes Unternehmen und jede MitarbeiterIn individuell arbeitet, kann es nicht nur einen Weg geben, um erfolgreich zum Ziel zu kommen. So sollten sich alle die Zeit nehmen dürfen, um herauszufinden, auf welche Art und Weise sie am besten ihre individuellen Ziele erreichen können. Dabei sollten die Teamarbeit und das Gesamtprodukt aber keineswegs in Vergessenheit geraten. Wie wäre es also mit festgelegten Fokuszeiten wie zum Beispiel täglich zwischen 9 und 12 Uhr, und den Rest wird nach der Working Out Loud Methode gearbeitet? So profitieren Sie von den Vorteilen beider Vorgehensweisen. Wenn die passende Arbeitsmethode so noch nicht existiert, dann lassen sich verschiedene Ansätze auch gut miteinander kombinieren. Immerhin muss nicht alles Effiziente einen englischen New Work Titel tragen 😉

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