New Work und das papierlose Büro

Wieso nur die Kombination erfolgsversprechend ist

Schon seit Jahren ist eine deutliche Werteverschiebung auf dem Arbeitsmarkt, aber auch allgemein in unserer Gesellschaft zu erkennen. Themen wie Nachhaltigkeit, Work-Life-Balance, Selbstbestimmung und effizientes Alltags-Management dominieren die Sozialen Medien, Fachmagazine und Talkshows. Arbeitnehmende möchten selbstbestimmt arbeiten und mehr Freiheiten haben als es in den traditionellen Arbeitskonzepten bisher der Fall ist. überdenken, offen für Neues sein und genau das auch zeigen. Denn mit starken Hierarchien, Kontrolle und ineffizienten (Geschäfts-)Prozessen kann kein Unternehmen im War of Talents bei den potenziellen ArbeitnehmerInnen punkten.

Wir beantworten in diesem ShortCut folgende Fragen:

  • Was steckt hinter den Konzepten New Work und das papierlose Büro?
  • Welche Gemeinsamkeiten haben die beiden Ansätze?
  • Wieso kann das eine nicht ohne das andere bestehen?
  • Wie lassen sich New Work und das papierlose Büro gemeinsam zu einer effizienten Unternehmensstrategie vereinbaren? 

New Work und das papierlose Büro - Was ist das?

Um eine geeignete Basis für diesen Artikel zu schaffen, klären wir vorab, was hinter den Ansätzen New Work und das papierlose Büro steckt. Welche Ziele verfolgen sie und wie ist der aktuelle Stand auf dem Markt?

New Work

Das Konzept New Work wurde von dem Sozialphilosoph Prof. Dr. Frithjof Bergmann Anfang der der 1980er-Jahre ins Leben gerufen. Denn er hinterfragte die Arbeitswelt und kam schnell zu dem Entschluss, dass die Auswirkungen der Lohnarbeit auf die Freiheit der ArbeitnehmerInnen nicht tragbar seien. Um eine Alternative zur bis dato vorherrschenden Lohnarbeit bieten zu können, entwickelte er einen Ansatz, nach dem die Selbstverwirklichung des Individuums im Zentrum der Arbeitsphilosophie steht – der „Trend“ New Work entsteht!

Auf einmal sollen sich Unternehmen strukturell wandeln, indem sie die Bedürfnisse der Arbeitnehmenden in den Vordergrund stellen. Warum das Ganze? Darum:

Die Ziele der New Work

  • Vereinbarkeit von Privatleben und Arbeit: Einer der wichtigsten Punkte bei der New-Work-Thematik: Familie und Arbeit unter einen Hut bekommen. Im Jahr 2023 sollte die Frage, ob Karriere oder Familie keine zentrale Rolle im eigenen Leben mehr spielen. Viel mehr, sollten Arbeitsplätze so strukturiert werden, dass eine Vereinbarkeit von beiden Lebensbereichen gut und einfach möglich ist.
  • Verbesserte Arbeitsatmosphäre: Durch flache Hierarchien und die Kommunikation auf Augenhöhe verbessert sich das Arbeitsklima rapide. Hemmungen, die KollegInnen nach Feedback oder Hilfe zu fragen, gibt es im Idealfall nicht mehr und auch Fehler können durch ein offenes Miteinander besser eingestanden werden.
  • Gesunde Fehlerkultur steigert Leistungsqualität: Durch die offene Kommunikation und ehrliches Feedback können Fehler in den eigenen Prozessen schneller erkannt und behoben werden.
  • Förderung der ArbeitnehmerInnen: Indem Unternehmen ihre Mitarbeitenden fördern, verstärken sie nicht nur die Bindung zu den ArbeitnehmerInnen, sondern erweitern automatisch den Wissenspool der eigenen HR-Ressourcen. Eine Win-win-Situation!
  • Lust und Freude an der Arbeit: Das Erreichen all der obengenannten Ziele sorgt natürlich dafür, dass Arbeitnehmende Lust und Freude an ihrer Arbeit haben. So Arbeiten sie effizienter und binden sich schneller und langfristiger an Unternehmen.

Sie möchten mehr über New Work erfahren? Hier haben wir eine Auswahl von unseren Artikeln, die sich näher mit der Thematik beschäftigen:

Begriff des Monats: New Work

ShortCut: New Work – Echter Mehrwert oder nur Gerede?

ShortCut: New Work-Arbeitsmethoden – Working Out Loud vs. Fokuszeiten

Das papierlose Büro

Das papierlose Büro ist ein Arbeitskonzept, bei dem – wie der Name bereits verrät – papierlos gearbeitet wird. Hier werden digitale Systeme, Anwendungen und Lösungen eingesetzt, um (Geschäfts-)Prozesse zu digitalisieren und somit den Papierverbrauch im Arbeitsalltag zu reduzieren und die Arbeit dadurch vor allem schneller, effizienter und sicherer zu gestalten. Somit stehen bei diesem Ansatz primär der Unternehmenserfolg und der Nachhaltigkeitsaspekt im Fokus. Warum auch das – sowohl für Arbeitnehmende als auch Unternehmen – relevant ist, wird im Folgenden klar:

Die Ziele des papierlosen Büros

  • Kosten- und Zeitersparnis: Durch die Optimierung und Automatisierung von Prozessen spart das Unternehmen nicht nur Arbeitsmaterialien sondern auch Zeit, die die Mitarbeitenden dann wiederum für wertschöpfendere Aufgaben nutzen können.
  • Einfache Zusammenarbeit: Durch den Einsatz von digitalen Lösungen wird nicht nur die interne Kommunikation, sondern auch die Zusammenarbeit an Dokumenten und Dateien in Echtzeit viel einfacher. Das erspart ganze Arbeitsschritte und macht die Arbeit weniger mühsam.
  • Verbesserte Arbeitsatmosphäre: Keine Missverständnisse mehr, einen Clean-Desk ohne Papierberge und das Wegfallen von stressigen Arbeiten, die viel zu viel Zeit und Energie fressen – selbstverständlich verbessert all das die Arbeitsatmosphäre!
  • Reduzierter Papierverbrauch: Eine effiziente Ressourcennutzung steht im Zentrum des papierlosen Büros. Das kommt nicht nur der Umwelt, sondern auch den Finanzen des Unternehmens zugute. Aber auch für Arbeitnehmende ist der Nachhaltigkeitsaspekt bei ArbeitgeberInnen ein großer Pluspunkt.

Sie möchten mehr über das papierlose Büro erfahren? Hier haben wir eine Auswahl von Artikeln und Checklisten, die Ihnen tiefere Einblicke ermöglichen:

Die Vorteile des papierlosen Büros

Checkliste: Wo ist Papier ersetzbar?

Checkliste: Lohnt sich das papierlose Büro bei uns?

Die Gemeinsamkeiten der beiden Konzepte

Grundsätzlich unterscheiden sich die beiden Konzepte New Work und das papierlose Büro sehr, wenn es um ihre Schwerpunkte geht. Denn während New Work die/den ArbeitnehmerIn als Individuum mit persönlichen Bedürfnissen fokussiert, beschäftigt sich das papierlose Büro vielmehr mit der Entwicklung des Arbeitsplatzes und der Unternehmen – vor allem bezogen auf die Nachhaltigkeit und Effizienz von (Geschäfts-)Prozessen.

Halten wir fest: Beide Ansätze haben sowohl Vorteile für die Arbeitnehmenden als auch für die Unternehmen als ArbeitgeberInnen. Doch der Fokus liegt dann doch eher auf unterschiedlichen Parteien. Trotzdem lassen sich in der Zielsetzung beider Ansätze schnell Gemeinsamkeiten finden. Dazu gehören beispielsweise die Verbesserung des Arbeitsklimas, das Umdenken in Unternehmen – weg von unnötigen Inhalten, hin zu den wichtigen und wertvollen Bestandteilen und Schwerpunkten – sowie das Bestehen im Konkurrenzkampf.

Wieso nur die Kombination aus beidem erfolgsversprechend ist

Da es auch heute noch Unternehmen gibt, die entweder weder New Work noch das papierlose Büro in die eigene Unternehmensstrategie integrieren, oder sich lediglich auf eins von beidem konzentrieren, haben wir es uns zur Aufgabe gemacht, zu erklären, warum nur die Kombination aus beiden Ansätzen sowohl Unternehmen als auch ihre Mitarbeitenden zu einer vielversprechenden und erfolgreichen Arbeit führen kann.

Die Vorteile einer Unternehmenskultur, die von New Work & dem papierlosen Büro geprägt ist

Wir sind überzeugt, dass es notwendig ist, New Work mit dem papierlosen Büro zu kombinieren, um das volle Erfolgspotenzial eines Unternehmens auszuschöpfen und vor allem in Zeiten des Fachkräftemangels wertvolle Mitarbeitende an sich binden zu können. Die Vorteile sind nun schon bekannt, wir haben sie trotzdem im Folgenden noch mal übersichtlich zusammengetragen:

  • Kosten- und Zeitersparnis
  • Steigerung der Zufriedenheit der Mitarbeitenden
  • Besseres Arbeitsklima
  • Gesunde Fehlerkultur
  • Ressourcenschonendes Arbeiten
  • Bestehen im Fachkräftemangel
  • Qualitätssteigerung der Produkte und Dienstleistungen
  • Etc.

Nicht zu vergessen, dass sich all die genannten Vorteile ebenfalls auf die Zufriedenheit der KundInnen auswirken 😉

Methoden zur Integration der beiden Ansätze im eigenen Unternehmen

Nun wissen wir alles über New Work und das papierlose Büro! Aber wie gehen Unternehmen nun am besten bei solch einer Umstrukturierung vor?

Prozesse digitalisieren und optimieren

Eine detaillierte Anleitung der Prozessdigitalisierung würde hier den Rahmen sprengen, deshalb umreißen wir das Vorgehen nur grob. Wenn Sie sich genauer informieren möchten, empfehlen wir Ihnen, ein Blick in das Whitepaper Prozesse erfolgreich digitalisieren

  1. Analyse aller Prozesse und Bewertung anhand des Digitalisierungsgrades
  2. Festlegen einer Digitalisierungsreihenfolge (Welcher Prozess wird wann digitalisiert?)
  3. Optimierung des Prozessablaufs (Was papiergebunden nicht effizient ist, wird es auch digital nicht werden!)
  4. Anschließende Digitalisierung mit Hilfe einer vorher ausgewählten Anwendung wie einem Enterprise-Content-Management-System (ECM)
  5. Stetige Weiterentwicklung und Optimierung des Prozesses

New Work etablieren

Mit der Einführung einer digitalen Lösung ist es aber noch nicht getan. So läuft es auf der Arbeit vielleicht digitaler und im besten Fall auch effizienter, die oben erwähnten Anforderungen der Mitarbeitenden sind damit aber noch lange nicht erfüllt. Und weil allein schon für das Etablieren einer unternehmensweiten Anwendung ein Umdenken im ganzen Unternehmen erforderlich ist, ist es auch ganz einfach, eine Ecke weiter zu denken und direkt auch New Work Methoden mitzuetablieren. Beispiele für solche Methoden sind:

  • Angebot zur Weiterbildung in verschiedenen Richtungen (Fachliches Know-how, Arbeitsmethoden, interne Kommunikation, Selbstverwirklichung, etc.)
  • Flexible Arbeitszeiten (stark abhängig von der Branche)
  • Vertrauensarbeitszeit: Keine Kontrolle und ergebnisorientiertes Arbeiten
  • Möglichkeiten das Haustier oder das Kind mit auf die Arbeit zu bringen
  • Remote Work: Arbeiten im Homeoffice, in der Bahn oder aus dem Ausland
  • Regelmäßige Feedbackrunden, in denen alle offen über Fehler und Verbesserungsmöglichkeiten diskutieren können
  • Flache Hierarchien: Die Meinung von PraktikantInnen zählt genau so viel wie die der Führungskraft
  • Kurze Entscheidungswege: Verteilung von Verantwortungen
  • Und noch vieles mehr…

Fazit

Voraussetzung sind vor allem ein offenes Mindset, agile Unternehmensstrukturen und eine transparente Arbeitsweise. Aber wie wir mittlerweile alle wissen sollten: Der Einsatz lohnt sich!

Wie sich New Work und das papierlose Büro gegenseitig unterstützen

  1. Der Einsatz von digitalen Lösungen erleichtert das zeit-, standort- und geräteunabhängige Arbeiten erheblich. Denn mit einer Anwendung, die als Single Source of Truth gilt, können Mitarbeitenden von überall aus auf die arbeitsrelevanten Inhalte zugreifen und selbst außerhalb des Büros in Echtzeit mit den KollegInnen zusammenarbeiten
  2. Durch die steigende Transparenz beim Arbeiten mit Systemen wie einem ECM, fällt es Führungskräften einfacher, die Verantwortung an ihre Mitarbeitenden abzugeben. Denn sollte doch mal ein Fehler passieren, lässt er sich direkt auffinden und beheben. So können Mitarbeitende – egal welche Position sie im Unternehmen innehaben – Verantwortung übernehmen und selbstbestimmt arbeiten.
  3. Die Kosten und Zeit, die durch den Einsatz digitaler Lösungen eingespart werden, können Mitarbeitenden in Fort- und Weiterbildungen stecken und sich so in verschiedenen Bereichen weiterbilden.

Das alles spricht unserer Meinung und Erfahrung nach für sich! Deshalb fordern wir Sie direkt auf: Denken Sie um und integrieren auch Sie das papierlose Büro und New Work in Ihrem Unternehmen!

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