Die Ordnerstruktur in Unternehmen

Mehr Chaos als Hilfestellung?

Um das Thema Digitalisierung kommt heutzutage wohl niemand mehr herum! Besonders als Unternehmen ist die Digitalisierung entscheidend, um dem großen Konkurrenzdruck auf dem Markt standhalten zu können und sich vor allen Dingen durch die Nutzung dieser im besten Falle Wettbewerbsvorteile zu sichern. Oftmals heißt es: Fangen Sie doch einfach an! Denn die Hauptsache ist, dass der erste Schritt gemacht ist. Der Rest folgt von selbst. Mit dem ersten Schritt ist oftmals das reine Digitalisieren Ihrer Dokumente gemeint. Also muss ein Scanner her! Klingt einfach, ist es auch, denn die eigentliche Herausforderung ist das, was folgt, wenn alle Dokumente eingescannt sind: Die Organisation der Dokumentenablage! Was passiert jetzt mit den digitalen Dokumenten? Wir raten Unternehmen immer wieder: Informieren Sie sich und nutzen Sie direkt eine passende Software, um Ihr Dokumentenmanagement effizient abwickeln zu können. Für viele scheint nämlich die Ablage in einer Ordnerstruktur für den Anfang ein durchaus plausibler Weg zu sein. In diesem ShortCut zeigen wir Ihnen, wieso Sie sich in Ihrem Unternehmen besser gegen eine Ordnerstruktur entscheiden sollten.

Intention und Aufbau

Sie kennen sie mit Sicherheit alle – die Ordnerstruktur. Zum Aufbau gibt es gar nicht so viel zu sagen, außer, dass es verschiedene Ebenen gibt, auf denen sich verschiedene thematische Ordner befinden, die wiederum mehrere Unterordner umfassen. Diese Baumstruktur geht in der Regel so weit, bis jedes Dokument einen Ort gefunden hat, an dem es abgelegt werden kann. ExpertInnen geben an, dass sich auf einer Ebene maximal sieben Ordner befinden sollten – denn solange bleibt es noch übersichtlich und alle Dokumente damit intuitiv wiederauffindbar. Genau das ist die Intention einer Ordnerstruktur. Das Zusammenfassen mehrerer Dateien, Dokumente und Informationen in einer Kategorie (dem Ordner) soll allen Beteiligten helfen, intuitiv und schnell all das zu finden, was gesucht wird. Die Struktur ist zudem flexibel, denn es ist möglich, immer wieder neue (Unter-)Ordner hinzuzufügen. Aber was, wenn wir Ihnen verraten, dass eine Ordnerstruktur das totale Chaos in Ihre Unterlagen bringt?

Im Clinch mit der Ordnerstruktur

Auch wir nutzen oftmals im Privaten eine Ordnerstruktur. Die Rechnung für das neue Handy, eine Übersicht aller Farbbezeichnungen, die wir zum Streichen unserer vier Wände genutzt haben oder die Versicherungsunterlagen des Haustiers – alles findet seinen Platz! Wieso also nicht auch auf der Arbeit so organisieren, wie es im Privatleben super funktioniert? Wir haben die wichtigsten Gründe für Sie:

Wie viel Flexibilität reicht, um mit der Zeit mitgehen zu können?

Wir haben es bereits erwähnt, eine Ordnerstruktur ist insofern flexibel, als dass sich vollkommen unabhängig von allen Rahmenbedingungen immer wieder auf allen Ebenen neue Ordner hinzufügen lassen. Aber ist das wirklich ausreichend, wenn es um die Flexibilität geht, von der wir alle heutzutage immer wieder predigen? Von uns ein deutliches NEIN, denn die Flexibilität der Ordnerstruktur hört dann hier auch schon auf! Verglichen mit der Flexibilität einer Software, die auf das digitale Dokumentenmanagement spezialisiert ist – wie ein Enterprise-Content-Managementsystem (ECM) – erfüllt die Ordnerstruktur wirklich nur einen Bruchteil der Flexibilität, die eigentlich möglich wäre.

Flexibilitätsfaktoren, die einer Ordnerstruktur fehlen, sind beispielsweise:

Flexibilität beim Zugriff: Auf Basis der Rechtevergabe können Personen auf alle oder eben nur auf Teilbereiche der Dokumente und Informationen zugreifen. Die entsprechenden Rechte werden zentral und auf Basis der Rolle im Unternehmen oder durch andere vorher festgelegte Kriterien durch den Administrator verwaltet – und das kann zu jeder Zeit vollkommen flexibel angepasst werden.

Flexibilität im Suchprozess: Die Suchfunktion eines ECM ist nicht nur auf oberflächliche Informationen wie den Dateinamen beschränkt. Sie ermöglicht es, die Inhalte selbst zu durchsuchen. Das bietet den NutzerInnen maximale Flexibilität bei der Art und Weise nach dem gesuchten Inhalt zu suchen. Zusätzlich arbeiten die NutzerInnen in dem System mit der Vergabe von Metadaten, so bleibt die Trefferquote jederzeit zuverlässig.

Natürlich gibt eine Ordnerstruktur den NutzerInnen die Freiheit, den Ablageort der Daten selbst zu bestimmen und anzupassen, aber auch das bringt einige Nachteile mit sich.

Die Anzahl der Ebenen und Unterordner kann schnell Überhand nehmen

Um sicherzugehen, dass alle Betroffenen die gesuchte Datei schnell und einfach finden, tendieren viele dazu, einen weiteren Unterordner zu erstellen, wenn es noch keinen gibt, der einen perfekten Ablageort für die entsprechende Datei darstellt. Der Minimalismus, der im Idealfall für Struktur und Ordnung sorgt, gerät in den Hintergrund und wird von dem Drang, alles detailliert zu beschreiben, um auf jeden Fall nachvollziehbar zu bleiben, abgelöst.

Eines können Sie sich merken: Die goldene Mitte bei der Anzahl der Ordner zu finden ist schwieriger, als eine digitale Lösung zum Dokumentenmanagement einzuführen 😉

Das Risiko, dass Ordner und Dateien falsch benannt werden, ist enorm

Bei diesem Punkt unterscheiden wir zwei Fälle:

  1. Rechtschreibfehler, Zahlendreher & Co.

Beim Benennen eines Dokuments können Rechtschreibfehler und Zahlendreher schon mal vorkommen. Fehler sind menschlich und die Basis zur Weiterentwicklung. Wenn ein Dokument jedoch aufgrund eines solchen Flüchtigkeitsfehlers nicht mehr auffindbar ist, beginnt der aufwendige Suchprozess.

  1. Die Zusammenarbeit mit KollegInnen bei unterschiedlichen Ablagestrukturen

Jede/r arbeitet in der Regel mit einer anderen Ablagestruktur – durch die persönliche Einordnung gibt es hier trotz übergreifender Vorgaben einiges an Spielraum. Die Dateien werden hier also nach einem individuellen Schema benannt und an anderen Orten abgelegt. Sobald also mehr als eine Person oder sogar abteilungsübergreifend mit einer Ordnerstruktur gearbeitet wird, ist das Chaos-Potenzial enorm!

Die intuitive Suche ist sehr individuell

Weil eben alle bei der Dokumentenablage unterschiedlich vorgehen, ist die Garantie auf eine intuitive Suche nahezu unmöglich. Denn wo keine Regeln und keine klare Struktur, da auch keine Richtlinie für den intuitiven Suchprozess. Ganz zu schweigen davon, dass die Suche in Ordnern immer oberflächlich bleibt – nämlich bei Dateiname, Größe, Datum etc. – die Inhalte der Dokumente bleiben unberücksichtigt.

Fazit

Auch wenn die Ordnerstruktur mit den besten Intentionen umgesetzt wird, ist sie eine einzige Fehlerquelle. Hier entstehen Missverständnisse und Flüchtigkeitsfehler, die sich durch den Einsatz geeigneter digitaler Lösungen einfach vermeiden lassen. Da ein ECM bei der Ablage von Dateien, Dokumenten und Informationen mit der Vergabe von Metadaten arbeitet und es klare Strukturen und Regeln gibt, an die sich das System und seine NutzerInnen halten müssen, gibt es keinen Platz für Fehler und Missverständnisse. Die entsprechenden Inhalte sind sicher verwahrt und zu jeder Zeit abrufbereit – so einfach geht es!

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