Prozessdigitalisierung

Jedes Unternehmen ist von seinen Stakeholdern abhängig, seien es LieferantInnen, KundInnen oder staatliche Einrichtungen. Und nahezu alle Unternehmensentscheidungen wirken sich früher oder später auf die Stakeholder aus – so auch, wenn es um die Digitalisierung geht.

Doch was haben Stakeholder mit der Planung und Umsetzung von Digitalisierungsmaßnahmen innerhalb eines Unternehmens zu tun? Die Antwort ist ganz einfach: die Digitalisierung beeinflusst die Beziehung von Unternehmen zu Dritten genauso wie Dritte die Digitalisierung der Unternehmen beeinflussen können. Aus diesem Grund gilt es, sich auch mal die Frage zu stellen, ob die Digitalisierung der eigenen Geschäftsprozesse überhaupt zielführend sein kann, wenn die Stakeholder nicht mitziehen – und genau das machen wir in diesem ShortCut.

Die wechselseitige Beziehung zwischen Digitalisierung und Stakeholdern

Bei der ersten Betrachtung scheint das eine überhaupt nichts mit dem anderen zu tun zu haben, denn in erster Linie wird die Digitalisierung unternehmensinterner Geschäftsprozesse durch interne Bedarfe ausgelöst. So ist die Intention eines Unternehmens bei beispielsweise der Entscheidung für die Einführung einer digitaler Eingangsrechnungsverarbeitungslösung die Optimierung des unternehmensinternen Verarbeitungsprozesses.

Bei einem Blick hinter die Kulissen der Projektplanung solch einer Umstellung wird der eigentliche Grund des Projektes schnell klar. Beschließt ein Unternehmen beispielsweise ein Enterprise-Content-Management-System (ECM) einzuführen, um die eigenen Prozesse zu digitalisieren und zu automatisieren, dann betrachten die EntscheidungsträgerInnen nicht nur die Auswirkungen der Umstellung für die internen Abläufe des Unternehmens, sondern auch für die externen – und hier kommen die Stakeholder ins Spiel.

Abhängig vom Mindset der Stakeholder unterstützen oder erschweren diese den Umstellungsprozess.

Stakeholder als UnterstützerInnen

Externe Unternehmen können die erfolgreiche Umsetzung von Digitalisierungsmaßnahmen und die Umstellung auf digitale Lösungen unterstützen, indem sie sich an die neuen Anforderungen des Unternehmens anpassen. Das könnte sein: die Rechnungen in Zukunft als PDF per Mail zu verschicken, per Kollaborationstools wie Teams und Google Drive zusammenzuarbeiten oder Bestellungen und Anfragen per E-Mail, anstatt per Post entgegenzunehmen. So helfen die Stakeholder nicht nur dem anderen Unternehmen, sondern digitalisieren gleichzeitig sogar noch ihre eigenen Prozesse.

Stakeholder als Digitalisierungsbremse

Es gibt aber auch Fälle, in denen Stakeholder genau das Gegenteil erwirken: sie bremsen den Digitalisierungsprozess aus. Ob bewusst oder unbewusst, einige Unternehmen nehmen die Entwicklungen ihrer PartnerInnen, KundInnen oder LieferantInnen nur schwer oder sogar gar nicht an und versenden beispielsweise nach wie vor Rechnungen per Post. Damit sorgen sie dafür, dass sich andere Unternehmen entsprechende Alternativen überlegen müssen, um das gesetzte Ziel der Digitalisierung ihrer Prozesse zu erreichen. Das mag an der ein oder anderen Stelle ausbremsen, aber keineswegs ein unüberwindbares Hindernis sein.

Ergebnis: Egal ob Stakeholder hinter dem Digitalisierungsvorhaben eines Unternehmens stehen oder nicht, eins ist klar: Digitalisierung lohnt sich aus der Perspektive des Unternehmens immer! Die Entscheidungsträger wählen den Weg der Digitalisierung nicht mit dem obersten Ziel, die Beziehung zu ihren Stakeholdern zu verbessern. Erstaunlicherweise geschieht dies über die Zeit dennoch, denn die Ziele beider Parteien sind oftmals dieselben: Ressourcen sparen, dem Konkurrenzdruck standhalten (beziehungsweise besser sein als Marktbegleiter und die eigene Marktposition ausbauen). Das Unternehmen erreicht dies in dem Falle durch Automatisierung und damit Optimierung der Geschäftsprozesse, spart den Stakeholdern damit wertvolle Zeit und somit auch Geld und schon ist der positive Einfluss auf die Beziehung zu den Stakeholdern erreicht.

Selbstverständlich ist es ein besseres Gefühl, zu wissen, dass die Stakeholder solch einen großen Schritt zusätzlich unterstützen – und genau das wird früher oder später passieren, denn alle werden irgendwann auf den Zug der Digitalisierung aufsteigen. Tun sie es nicht, vergrößert sich die Digitalisierungslücke und damit auch der Nachteil gegenüber Marktbegleitern.