Weniger ist mehr

Work-life-balance vs. Mehrarbeit. Ist das papierlose Büro die Lösung?

Aktuell wird deutschlandweit in Anbetracht verschiedener Herausforderungen intensiv und auch kontrovers über die Zukunft unserer Art zu arbeiten diskutiert. Und das bezogen auf die Anzahl der Arbeitsstunden, den Arbeitsort sowie die Rahmenbedingungen. 32 Stunden an 4 Tagen. Im Homeoffice, im Büro oder hybrid. Mit flexiblen Arbeitszeiten, maximaler Freiheit und Selbstbestimmung. Vieles dreht sich um New Work, die Entlastung der Arbeitenden und wie sich Unternehmen als attraktive ArbeitgeberInnen präsentieren können.

Doch dann stand sie plötzlich im Raum: die 42-Stunden-Woche! Begründet damit, dass wir doch dem Personalmangel einfach durch ein höheres Arbeitspensum der bereits existierenden personellen Ressourcen entgegenwirken können.

Wir fragen uns: Was hilft uns aus der Krise rund um Inflation, Personalmangel, Kündigungswelle und Co.? Mehr oder weniger arbeiten? Maximale Flexibilität oder feste Regeln? Das haben wir uns einmal genauer angeschaut und uns dabei auf die Arbeit im Büro und sogenannte Wissensarbeit konzentriert.

Uns ist schon auf den ersten Blick klar: die Antwort kann nicht die 42-Stunden-Woche sein. Sie ist komplett aus der Zeit gefallen und führt nur zu einer scheinbar höheren Produktivität in Unternehmen, da einfach rein 2 Stunden mehr gearbeitet wird. Analysen zufolge führt die Erhöhung der Arbeitszeit jedoch zu negativen gesundheitlichen Folgen für die Beschäftigten (Quelle: Gesundheitliche und soziale Auswirkungen langer Arbeitszeiten – Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin).

Das wiederum erhöht die Ausfallzeiten und senkt im Umkehrschluss die tatsächliche Produktivität der Arbeitenden.

Kommen wir also zur 4-Tage-Woche: hier soll die Verkürzung der Arbeitswoche zu einer besseren Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben führen. Die Kritik hierbei: das kann nur dann funktionieren, wenn auch die wöchentliche Arbeitszeit reduziertt wird – bei gleichbleibendem Gehalt. Denn wenn die 40 Stunden pro Woche statt auf 5 nur noch auf 4 Tage verteilt werden müssen, dann führt das zu einer Mehrbelastung, die die positiven Effekte eines längeren Wochenendes wieder zunichtemachen. Und auch eine mögliche Verringerung des Gehalts bringt negative Folgen wie Existenzängste mit sich. Ein weiterer Punkt: es sollte nicht das Ziel sein, die Arbeit, die wir vorher an fünf Tagen erledigt haben, nun in vier Tagen durchzupeitschen. Auch das führt nur zu einem höheren Druck. Ein sinnvoller Ansatz wäre es, sich von dem Gedanken „Arbeitsmenge = Produktivität“ zu lösen und stattdessen in Zielen und Ergebnissen zu denken.

Verschiedene Untersuchungen stützen das Modell der 32-Stunden-Woche bei gleichbleibendem Gehalt. Ihnen zufolge steigert die Verkürzung der Arbeitszeit nicht nur die Produktivität der Einzelnen, sie führt auch durch die Reduzierung von Stress und dessen körperliche wie psychische Folgen zu deutlich geringeren Ausfallzeiten (Quelle: Arbeitszeitgestaltung in der digitalisierten Arbeitswelt. Ein systematisches Literatur Review zur Wirkung von Arbeitszeitverkürzung in Bezug auf die psychische Gesundheit).

Das hebt den finanziellen Mehraufwand, den die Arbeitgebenden auf den ersten Blick haben, wieder auf und beseitigt die Bedenken, dass die Arbeit am Ende der Woche nicht erledigt ist. Eine win-win-Situation also.

Und was kann das papierlose Büro dazu beitragen? Ganz klar: Papier macht langsam, denn es kann immer nur an einem Ort sein, bleibt gerne mal liegen und keiner weiß, ob die darauf abgebildeten Informationen überhaupt noch aktuell sind. Die Vorteile der papierlosen Arbeit liegen auf der Hand:

  • die Dokumente und Informationen können auf direktem Wege an die betroffenen Personen übermittelt werden und bleiben nicht mehr auf Schreibtischen oder in Postkörbchen liegen, was die Durchlaufzeiten der Prozesse verkürzt.
  • alle Informationen sind von überall aus leicht auffindbar, was das ortsunabhängige Arbeiten ermöglicht und auch die Suche nach Informationen beschleunigt.
  • Engpässe (Bottlenecks) lassen sich schneller identifizieren und beheben, wodurch die Prozesse verbessert werden.
  • regulatorische Anforderungen wie aus den GoBD und der DSGVO werden einfacher eingehalten.
  • die Kommunikation im gesamten Unternehmen wird verbessert, da alle auf demselben Informationsstand sind.
  • das komplett digitale Arbeiten führt zu mehr Flexibilität bei der Wahl des Arbeitsortes und damit zu einer besseren Vereinbarkeit von Arbeit und Privatleben.

All das führt dazu, dass die Mitarbeitenden produktiver arbeiten können, entlastet werden und dadurch wiederum zufriedener mit ihrer Arbeit sind. Und das macht sie wieder zufriedener – eine Engelsspirale 🙂

Ergebnis: Wer versucht, die 4-Tage-Woche mit reduzierter Stundenzahl durchzusetzen und dabei noch auf Papier setzt, der kann sich ganz schnell von dem Gedanken der gesteigerten Produktivität verabschieden. Dafür ist die Arbeit mit Papier einfach zu schwerfällig.

Mehr Impulse gewünscht?

In unserer Kategorie „ShortCut“ finden Sie weitere Inhalte wie diesen.