Der Begriff Portal stammt von dem lateinischen „porta“ für „Pforte“ ab. Im Deutschen hat das Portal verschiedene Bedeutungen. So zum Beispiel ermöglichen „Portale“ im Bereich Science-Fiction Reisen – wie zum Beispiel beschleunigte Reisen durch den Weltraum, Telepation, aber auch Reisen in Parallelwelten oder durch die Zeit (Zeitreisen).
Die Informationstechnik nutzt den Begriff (digitales) Portal für Software-Systeme, die verschiedene Anwendungen, Dienste und Prozesse in sich integrieren und zentral zur Verfügung stellen. Das Ergebnis ist eine zentrale, personalisierte Oberfläche, die Menschen, Prozesse und Informationen miteinander vereint und den Nutzenden eine komfortable Arbeit damit ermöglicht. Die übergreifende Vergabe von Nutzungsrechten ermöglicht den sicheren Zugriff auf die Inhalte und gewährt gleichzeitig den Schutz vertraulicher Daten.
Synonyme für das digitale Portal sind digitale Plattform oder auch Unternehmensportal.
Der Haupt-Anwendungsfall von digitalen Portalen im papierlosen Büro ist das Wissensmanagement und die digitale Zusammenarbeit. Berechtigte NutzerInnen können in einem Portal auf die Informationen und Dokumente zugreifen. Durch den Einsatz digitaler Portale entfällt das endlose E-Mail-Ping-Pong, da hier alle Beteiligten die Informationen finden und zusammen an den Dokumenten arbeiten können.
Digitale Portale sind sowohl für die Nutzung mit internen als auch mit externen Personen geeignet und lassen sich für jeden erdenklichen Anwendungsfall konfigurieren. Unternehmen können mit einem MitarbeiterInnenportal die Zusammenarbeit an Projekten verbessern, indem sie dort alle benötigten Informationen zur Verfügung stellen und Funktionen wie themenbezogene Chats, Aufgabenverwaltung und Projektmanagement-Tools für die Koordination der Team-Mitglieder nutzen. Ein weiteres Beispiel für ein internes Portal ist das Intranet, in dem alle relevanten Informationen für sämtliche Mitarbeitenden eines Unternehmens verfügbar sind. Es unterstützt dadurch die interne Kommunikation.
In der Zusammenarbeit mit externen Parteien wie KundInnen, PartnerInnen oder LieferantInnen helfen digitale Portale durch die Bereitstellung von zielgruppenspezifischen Informationen und Dokumenten. KundInnenportale ermöglichen es zum Beispiel, dass KundInnen dort ihre Bestellungen tätigen und Bestelldokumente, den Bearbeitungsstatus und Rechnungen abrufen können. Auch die Zusammenarbeit an laufenden Projekten und die Kommunikation können in einem digitalen Portal stattfinden und laufen somit deutlich unkomplizierter ab. Zusätzlich ermöglicht ein digitales Portal den Self-Service für KundInnen, indem sie dort sämtliche Informationen wie Handbücher, FAQs, aber auch Foren für den Austausch mit anderen Nutzenden bereitstellen.
LieferantInnenportale optimieren die Kommunikation zwischen Unternehmen und ihren LieferantInnen. Sie dienen als zentrale Datenquelle und stellen Informationen wie Vorschriften, Kontaktdaten der AnsprechpartnerInnen und Dokumente für die Zusammenarbeit in der aktuellen Version bereit. Die externen Parteien bleiben somit immer über die aktuellen Entwicklungen auf dem Laufenden und haben Zugriff auf alle wichtigen Unterlagen.
Die Weiterentwicklung der statischen digitalen Portale sind Digital Experience Platforms (DXP). Eine DXP ist eine hochflexible Lösung, die bestehende Geschäftsprozesse und Technologien vereint, und somit den Überblick und Zugriff auf alle bestehenden Prozesse in Echtzeit ermöglicht. Mit einer DXP können Unternehmen den Dialog mit ihren KundInnen durch personalisierte KundInnen-Erlebnisse optimieren und verbessern durch das kundInnenzentrierte Arbeiten die Customer Experience.
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