Begriff des Monats: Digitales Vertragsmanagement

Verträge bilden die Basis eines großen Teils unserer täglichen Arbeit und es gibt sie in nahezu jeder Abteilung eines Unternehmens. Das effektive Management dieser Verträge ist fundamental für den Unternehmenserfolg, denn bei unzureichenden Vertragsmanagement riskieren Unternehmen verschiedenste Geschäftsrisiken: Strafen durch versäumte Fristen (wie zum Beispiel die Kündigungsfrist) oder nicht eingehaltene Vertragsbedingungen sind zwei Beispiele an dieser Stelle.

Das Vertragsmanagement selbst beinhaltet sämtliche Aktivitäten rund um die Verträge: von der Vertragserstellung in Zusammenarbeit mit internen und externen Parteien und der Freigabe des Inhaltes, dem Einhalten von Fristen und Verpflichtungen bis hin zur Archivierung und der Löschung entsprechend der Aufbewahrungsfristen. Häufig fällt im Kontext des Vertragsmanagements der Begriff „Vertragslebenszyklus“. Dieser beschreibt die Schritte, die ein Vertrag von der Anbahnung und Erstellung über die Verwaltung bis hin zur Archivierung und Löschung durchschreitet.

Digitales Vertragsmanagement bedeutet, all diese Aktivitäten digital durchzuführen. Hierbei gibt es mehrere Möglichkeiten: das manuelle Management der Verträge, die in digitaler Form zum Beispiel zentral auf einem Server gespeichert und mit Hilfe von Excel-Tabellen und Kalendereinträgen verwaltet werden. Doch ist das wirklich schon digitales Vertragsmanagement? Ein aus unserer Perspektive sinnvollerer Ansatz ist die Nutzung eines Vertragsmanagementsystems, das die Verträge zentral speichert und mit verschiedenen Funktionen unter anderem die Einhaltung von Fristen und rechtlichen Vorschriften sicherstellt.

Digitales Vertragsmanagement hat mehrere Vorteile. Zum einen geht der Vertrag nicht einfach verloren, wie das bei einer papierbasierten Lösung der Fall sein kann. Zum anderen sind die Verträge nicht ortsgebunden, sondern können von Mitarbeitenden von überall aus eingesehen werden. Und auch die Vergabe von Zugriffsrechten lässt sich im digitalen Raum einfacher lösen als in einem abgeschlossenen Aktenschrank im Unternehmen

Jedoch ist digitales Vertragsmanagement nicht gleich digitales Vertragsmanagement und nicht immer eine optimale Lösung. Bei der Verwaltung der Verträge mit Excel-Tabellen und Kalendereinträgen kann es durchaus vorkommen, dass mal eine Frist versäumt wird oder Vereinbarungen nicht eingehalten werden. Außerdem besteht die Gefahr, bei der Erstellung eines Vertrages den Überblick über die verschiedenen Versionen zu verlieren.

Sinnvoller ist eine zentrale Software-Lösung für das Vertragsmanagement, die den gesamten Vertragslebenszyklus abdeckt. Sie unterstützt bereits bei der Erstellung der Verträge durch freigegebene Vorlagen, einen definierten Erstellungs- und Freigabeprozess und die Möglichkeit, Verträge digital rechtssicher zu unterschreiben. Jedem Vertrag können Fristen zugewiesen werden und die Lösung stellt sicher, dass diese auch eingehalten werden, indem sie die verantwortlichen Personen rechtzeitig an die anstehenden Aufgaben erinnert. Die abgelegten Verträge werden durch Zugriffsrechte vor dem Zugriff durch nicht autorisierte NutzerInnen geschützt und werden gleichzeitig von überall aus schnell und intuitiv gefunden. Nach Ablauf eines Vertrages kann er der Langzeitarchivierung übergeben und nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist automatisch gelöscht werden. Zusätzlich wird alles dokumentiert und ist jederzeit nachvollziehbar.