Kaizen

Der Begriff Kaizen kommt aus dem Japanischen und bedeutet so viel wie „Veränderung zum Besseren“. Kaizen ist also eine Denkweise zum Streben nach kontinuierlicher Verbesserung, wofür ein ständiges Hinterfragen der eigenen Grundannahmen notwendig ist. Im geschäftlichen Umfeld richtet sich diese Verbesserung auf ein Produkt oder einen Prozess mit dem Ziel der höheren Kundenzufriedenheit, die durch Kostensenkung, Qualitätssicherung und Schnelligkeit erreicht wird. Vor allem im Qualitätsmanagement wird häufig auf das Kaizen-Konzept zurückgegriffen.

Wir sollten uns also täglich fragen: Ist das, was wir hier machen, richtig? Denn häufig kann man bereits mit weniger Aufwand dasselbe oder mit gleichem Aufwand mehr erreichen! Hierbei hilft die sogenannte 7W-Checkliste:

• Was ist zu tun?
• Wer macht es?
• Warum macht man es?
• Wie wird es gemacht?
• Wann wird es gemacht?
• Wo soll es getan werden?
• Wieso wird es nicht anders gemacht?

Doch jede kontinuierliche Verbesserung führt nur zu einer Fortentwicklung des aktuellen Zustandes. Aber die Glühbirne wurde auch nicht aus der kontinuierlichen Optimierung des Feuers entwickelt, sondern brauchte einen völlig neuen Ansatz. Also gilt es, öfter auch mal zu fragen „Warum denn nicht?“. So geben wir neuen Ideen Raum zum Entstehen und zum Wachsen.

Und was hat das mit Digitalisierung zu tun? Auch das papierlose Büro ist im ständigen Wandel und bedarf einer regelmäßigen Optimierung. Einmal umgesetzt muss es sich flexibel an die sich ändernden Anforderungen anpassen. Denn die digitale Welt befindet sich in stetigem Wandel! Jeden Tag werden neue Technologien erfunden, immer wieder kommen seitens der Gesetzgeber Neuerungen und auch auf Seiten der NutzerInnen ändern sich die Bedürfnisse. Unternehmenswandel, Generationenwandel und auch persönliche Umstände seien hier genannt. All das hat Auswirkungen auf unsere tägliche Arbeit.

Einige werden sich jetzt vielleicht denken „stetige Veränderung – heißt das jetzt, ich muss jeden Tag etwas verbessern?“. Keine Sorge, sich regelmäßig wie zum Beispiel zu Beginn einmal im Monat etwas Zeit zu nehmen, seine eigene Arbeitsweise und die Prozesse, in die man eingebunden ist, zu überdenken und zu hinterfragen reicht aus. Denn Kaizen bedeutet, kleine Schritte zu machen. Also lieber regelmäßig kleine Schritte gehen, als einfach alles so zu lassen, wie es ist.

Ergebnis: Kaizen ist ein sehr gutes Mittel im Kleinen, also im eigenen Arbeitsbereich zu hinterfragen, um eine stetige Verbesserung im Großen zu erreichen.