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Der Informationsfluss
Wie abhängig ist die digitale Arbeit?
Wenn wir von digitaler und papierloser Arbeit sprechen, fällt häufig ein Wort: Flexibilität. Wir wollen produktiv arbeiten – egal wann und wo. Alles muss schnell und intuitiv funktionieren. Die Möglichkeiten der Digitalisierung sind nahezu grenzenlos, doch viele vergessen, welche wichtige Rolle ein funktionierender Informationsfluss dabei spielt. Schauen wir uns also den (funktionierenden) Informationsfluss als Voraussetzung für die erfolgreiche digitale Arbeit etwas genauer an.
Informationsfluss ist die Bezeichnung für alles, was innerhalb eines Personenkreises, in diesem Fall eines Unternehmens, entsteht, bearbeitet und weitergegeben wird. In der Informationstechnik (IT) wird auch von einem Datenfluss gesprochen.
Wir sind uns einig: ohne moderne Technologien wären Unternehmen kaum dazu fähig, einen ununterbrochenen Datenfluss auf allen Kommunikationswegen zu ermöglichen. Aber was genau bedeutet das?
Wird der Informationsfluss innerhalb eines Unternehmens gestört, führt das dazu, dass die Informationen und Daten nicht rechtzeitig bei der/dem richtigen Empfänger/in ankommen. Das kann durchaus negative Konsequenzen wie zum Beispiel einen rasanten Anstieg der Fehlerquote haben. Missverständnisse entstehen und die gesamte Arbeitszeit wird geopfert, um Probleme zu beseitigen, während an anderen Stellen zeitgleich neue entstehen. Das beeinflusst nicht nur die Motivation und Produktivität der Betroffenen im negativen Sinne, sondern ebenfalls die Qualität der Arbeit.
Zur Veranschaulichung:
Mitarbeiter A soll Mitarbeiterin B informieren, dass ihr Termin um zehn Uhr um eine halbe Stunde vorverlegt wurde. Um ihr das mitzuteilen, legt A Mitarbeiterin B einen Zettel mit der Information über den neuen Beginn des Termins auf ihren Schreibtisch. Weil B aber vor dem Termin nicht im Büro ist, geht die Nachricht unter und sie erfährt zu spät, dass sie eine halbe Stunde früher hätte erscheinen müssen. Abhängig von ihrer Position und Verantwortlichkeit muss als Konsequenz der Termin vielleicht sogar verschoben oder abgesagt werden. Und das nur aufgrund eines übersehenen Zettels auf dem Schreibtisch.
Hier haben wir gleich zwei Probleme: der unterbrochene Informationsfluss und der Medienbruch, der zustande kommt, weil die Information in einem Büro, das grundsätzlich auf digitale Arbeit ausgerichtet ist, auf Papier weitergegeben wurde. Besser wäre es, wenn A den Termin direkt im Outlook-Kalender geändert hätte (sofern er die Rechte dazu besitzt) und B somit automatisch über den verschobenen Termin informiert worden wäre.
Die Frage nach der Rolle des Informationsflusses, die wir uns zu Beginn gestellt haben, können wir also ganz einfach beantworten: digitale Arbeit ist abhängig von einem funktionierenden Informationsfluss. Die Antwort ist leicht: gar nicht! Wir sehen also, dass Informationen rechtzeitig am richtigen Ort ankommen, hält ein Unternehmen am Leben.
An dieser Stelle merken wir an, dass es wichtig ist, Folgendes zu verstehen: Ein funktionierender Informationsfluss ist nicht nur beim digitalen Arbeiten wichtig. Auch bei papierbasierten Prozessen ist er das A und O. Wir sind aber der Überzeugung: die Digitalisierung macht es Ihnen einfacher, Störungen des Informationsflusses zu vermeiden.
Aber welche Voraussetzungen müssen Unternehmen erfüllen, um den zuverlässigen sicherzustellen? Im Grunde ist es wichtig, zu prüfen, an welchen Kommunikationsschnittpunkten Optimierungsbedarf besteht – und dann muss gehandelt werden!
Beginnen wir bei der Organisation der internen Kommunikation. Mit Hilfe von digitalen Tools können Unternehmen ganz einfach einen Großteil der Risiken, die den Informationsfluss negativ beeinflussen können, eliminieren. Gleichzeitig vermeiden sie so auch einen Medienbruch. Mehr dazu, wie digitale Tools am besten eingesetzt werden sollten und ab wann es zu viel des Guten ist, finden Sie hier: ShortCut: Digitale Tools – wann ist es zu viel des Guten?
Aber auch die orts- und zeitunabhängige, schnelle Verfügbarkeit von Daten und Dokumenten innerhalb des Unternehmens gehört zu einem funktionierenden Informationsfluss. Mit dem Einsatz von digitalen Lösungen wie Dokumentenmanagementsystemen (DMS) oder Enterprise-Content-Management-Systemen (ECM) sorgen Sie dafür, dass die gesuchten Informationen schnell auffindbar sind. So sind Sie nicht nur intern für die erfolgreiche Arbeit, sondern auch für den richtigen Informationsfluss nach außen hin bestens vorbereitet, und erfüllen alle notwendigen Voraussetzungen, um erfolgreich digital arbeiten zu können.
Ergebnis: Der reibungslose Informationsfluss in einem Unternehmen ist das A und O. Nicht nur für die interne und externe Kommunikation, sondern für das gesamte Spektrum der digitalen Arbeit mit Daten und Dokumenten. Stellt sich heraus, dass der Zugriff auf die benötigten Informationen kompliziert ist und viel Zeit in Anspruch nimmt, ist es kaum besser, als Informationen mit Stift und Papier zu verbreiten.
Also empfehlen wir Ihnen: Die Verfügbarkeit der Informationen optimieren, Risiken durch fehlende Informationen reduzieren und schon macht das digitale Arbeiten ein Unternehmen schnell, zuverlässig und effizient.